Dokumentenmangement

In einem durchschnittlichen Handwerks- oder Baubüro sucht ein Mitarbeiter fünf Stunden die Woche nach Dokumenten – nicht mit openHandwerk

Hochgerechnet im Monat sucht somit ein Mitarbeiter 20 Stunden nach Dokumenten. Wenn man in Betracht zieht, was ein Mitarbeiter kostet, wird der Mehrwert einer Software, die Ihr Büro entlastet, schnell deutlich.

openHandwerk
DOKUMENTENMANAGEMENT Bilddokumentation Dokumente Formulare

Unbezahlbar wird die Lösung im Mehrwert, wenn Sie auf einmal Dokumente finden, die Sie vielleicht im Vorfeld nicht gefunden haben und diese Ihren Umsatz sichern. Jetzt reden wir von Prozessen! In openHandwerk gehören alle Dokumente, Bilder und Formulare in Angebots- oder Auftragsakten
, um Ihren Auftrags fachgerecht ausführen zu können,
, um Ihre Arbeit zu dokumentieren und Ihre Rechnung abzusichern
, um ihr Risiko zu minimieren und zu lernen, wie man den Auftrag nächstes Mal besser abwickeln könnte. Und das Schöne daran ist –  Sie können das Dokumentencenter nach Ihren Freigaben und Wünschen mit Dritten teilen – offen, befristet in der Laufzeit oder mit einem Passwort!

Darüber hinaus haben wir das Dokumentenprinzip auf weitere Bereiche in der Software erweitert.

Sie finden unsere Dokumentenstrukur in den Bereichen Kunden, Mitarbeiter und Lieferanten.

Funktionen

Das sind die in openHandwerk wichtigsten Funktionen für ein gutes Dokumentenmanagement

Bild-/ Fotodokumentation

Bilder sagen mehr als Worte. Sichern Sie mit einer sauberen und nachvollziehbaren Bild- und Fotodokumentation Ihren Umsatz aus gestellten Angeboten und vor allem aus zusätzlichen Nachträgen. Bilder und Fotos gehören in Angebots- und Auftragsakten – nicht in WhatsApp oder andere Messenger. Legen Sie dazu die passenden Ordner an für Vorher-, Nachher-, Mängel- oder Nachtragsdokumentation. Darüber hinaus können Sie in Bildern malen und schreiben und diese Bilder frei benennen

Formulare & Unterschriften

Wer schreibt, der bleibt! Mit openHandwerk füllen Sie Formulare aus und erhalten E-Signaturen. E-Signaturen können die Freigabe vom Auftraggeber, die Abnahme, die Unterschrift vom Bauleiter, Hausmeister oder Mieter sein – oder die Bestätigung durch Ihren Mitarbeiter oder Nachunternehmer.

Bzgl. Formularen sind Ihnen nahezu keine Grenzen gesetzt. Wir bieten Stand heute +12 kostenlose Formulare an – haben bereits aber Hunderte für Kunden gebaut – nach Ihren Vorgaben, passend zu Ihrem Prozess mit dem entsprechenden Logo im Formular. Fragen Sie uns gerne an für Ihr Formular.

Zu unseren kostenfreien Formularen gehören:

Bautagebuch, Aufmaßprotokoll, Abnahmeschein, Begehungsprotokoll, Messprotokoll, Materialnachweis uvm.

Chat & Historie

Bei der Dokumentation geht es jedoch nicht nur um Bilder und/ oder Dokumente. Ein wesentlicher Bestandteil ist die Dokumentation Büro <> Baustelle und Büro <> Auftraggeber. openHandwerk schreibt hier automatisch Historien mit und gibt Ihnen die Möglichkeit individuell Nachrichten zu hinterlegen aus der stattgefundenen Kommunikation.

Über unsere Chatfunktion bieten wir eine auftrags- oder angebotsbezogene und nachgehaltene Kommunikation, die bei Bedarf jederzeit sofort abrufbar ist.

Durch Chat und Historie bietet openHandwerk Transparenz und Kollaboration für Ihre Angebote und Aufträge.

Kundendatencenter

Teilen Sie Angebotsmappen und Auftragsmappen mit Auftraggebern, Lieferanten und Nachunternehmern kostenlos

+40 Formate

Kein Format ist uns fremd – ob Bild, Ton- oder Video. Bei unserer Handwerkersoftware/ Bausoftware hinterlegen Sie Ihre Daten an einem Ort, wo das Dokument hingehört. Es gibt keine Beschränkungen für die Formate und wir berechnen keine Datenmengen für unser Dokumentenmanagement. Die Formate können Sie in allen Dokumentenmanagement-Bereichen hinterlegen – bei Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern, Angebots- und Auftragsmappen. Durch das beschriebene Kundendatencenter sind Sie in der Lage, mit jedem die Formate zu teilen.

Dokumente

In openHandwerk können Sie Stand heute +40 verschiedene Formate hinterlegen. Zu den gängigsten Dokumenten gehören Angebote, Auftragsbestätigungen, Abschlagsrechnungen, kumulative Teilrechnungen, Leistungsscheine, Stücklisten, Bestellscheine, Rechnungen sowie EIngangsrechnungen. erhaltene Lieferscheine als auch Baupläne oder Leistungsverzeichnisse.

Der Bereich Dokumente wird ständig für unsere Kunden weiterentwickelt. Über Platzhalter und Textvorlagen können Sie Ihre Dokumente individuell gestalten und mit den entsprechenden Angebots- und Auftragsinformationen versehen.