Einleitung
Ein neuer Auftrag ist hereingekommen, die Baustelle wartet – doch im Büro beginnt der tägliche Wahnsinn: Zettel, E-Mails, WhatsApp-Nachrichten, Excel-Listen und Papierstapel. Wer hat was bestellt? Welches Material fehlt noch? Und warum steht der Monteur schon seit zwei Stunden auf der Baustelle, weil die Lieferung nicht angekommen ist? Genau hier beginnt der Bürokratie-Albtraum, der viele Handwerksbetriebe und Bauunternehmen tagtäglich kostbare Zeit und Nerven kostet. Mit der richtigen Handwerkersoftware oder Bausoftware lässt sich dieser Irrsinn aber komplett vermeiden. Statt Zettelwirtschaft und Nachfragen per Telefon oder Messenger funktioniert moderne Auftragsverwaltung heute digital, direkt aus dem Projektplan heraus. Materialbestellungen werden automatisch aus der Kalkulation oder dem Leistungsverzeichnis generiert, direkt an den Lieferanten geschickt und im Auftrag dokumentiert. Das Ergebnat: weniger Fehler, schnellere Abrechnung, bessere Baustellendokumentation und mehr Zeit für das, was wirklich zählt – die Arbeit vor Ort. In diesem Artikel zeigen wir, wie die direkte Übernahme von Material aus dem Projektplan funktioniert und warum eine integrierte Handwerkersoftware wie openHandwerk der Schlüssel zur effizienten Digitalisierung im Handwerk ist.
Herausforderungen im analogen Handwerksbetrieb
Wer noch mit Excel, Papierlisten und Zetteln arbeitet, kennt das Szenario nur zu gut: Der Bauleiter ruft vom Handy an, weil ein wichtiges Bauteil fehlt. Im Büro wird hektisch nachgeschaut, ob die Bestellung schon raus ist, ob der Lieferant informiert wurde und ob die Materialkosten im Auftrag richtig verbucht sind. Oft fehlt ein klarer Überblick, wer was wann bestellt hat. Material wird doppelt bestellt, weil niemand weiß, dass es schon unterwegs ist. Oder es wird gar nicht bestellt, weil die Notiz auf einem Zettel verschwunden ist. Die Folgen sind klar: Verzögerungen auf der Baustelle, Mehrkosten durch Eilzuschläge, Unzufriedene Kunden und ein schlechtes Image.
Laut einer Studie des Zentralverbands des Deutschen Handwerks (ZDH) verbringen Handwerksbetriebe im Schnitt 15–20 % ihrer Arbeitszeit mit rein administrativen Tätigkeiten – also mit Angeboten, Rechnungen, Bestellungen und Dokumentation. Bei vielen Betrieben sind das mehrere Stunden pro Tag, die nicht produktiv sind. Besonders kritisch wird es, wenn es um die Materialbestellung geht. Ohne klare Struktur und digitale Rückverfolgbarkeit entstehen schnell Fehler: Falsche Artikelnummern, falsche Mengen, falsche Lieferadressen. Und wenn dann noch die Rechnung nicht korrekt zugeordnet wird, leidet die Nachkalkulation und damit die Wirtschaftlichkeit des Auftrags.
Auch die Kommunikation zwischen Büro und Baustelle ist oft ein Nadelöhr. Der Monteur ruft an, weil er ein Ersatzteil braucht. Im Büro wird notiert, aber vergessen. Oder die Bestellung wird zwar aufgegeben, aber nicht im Auftrag dokumentiert. Später bei der Rechnungsstellung fehlt der Nachweis, dass das Material tatsächlich verbaut wurde. Das führt zu Streit mit dem Kunden, zu Nachträgen, die nicht anerkannt werden, und zu unnötigen Rückfragen beim Steuerberater.
Die Kosten dieser Ineffizienz sind enorm. Eine Untersuchung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) im Rahmen des Programms „Mittelstand Digital“ zeigt: Betriebe, die ihre Prozesse digitalisieren, sparen im Schnitt 20–30 % an administrativen Kosten und beschleunigen ihre Abrechnungszyklen um bis zu 50 %. Gerade im Bereich Materialbestellung und Projektplanung liegt hier ein riesiges Potenzial: Wenn Material direkt aus dem Projektplan übernommen und automatisch bestellt wird, entfallen Fehler, Doppelarbeit und Verzögerungen.
Die Cloud als Basis: Vorteile integrierter Gesamtlösungen
Viele Betriebe versuchen, ihre Prozesse mit einer Mischung aus Excel, E-Mail, Kalender und WhatsApp zu managen. Doch genau diese „Insellösungen“ sind der Hauptgrund für Chaos und Ineffizienz. Excel-Tabellen werden nicht synchronisiert, E-Mails gehen unter, Kalendereinträge werden nicht beachtet. Das Ergebnis: Jeder arbeitet mit anderen Daten, jeder hat eine andere Version des Projektplans, und niemand hat den vollen Überblick.
Die Alternative ist eine integrierte Handwerkersoftware oder Bausoftware in der Cloud. Hier laufen alle Prozesse – von der Angebotserstellung über die Auftragsverwaltung bis zur Rechnungsstellung – in einer einzigen Plattform zusammen. Alle Daten sind zentral gespeichert, jeder Mitarbeiter sieht immer die aktuellsten Informationen, und Änderungen werden sofort für alle sichtbar.
Ein entscheidender Vorteil der Cloud ist die Datenverfügbarkeit in Echtzeit. Egal ob im Büro, auf der Baustelle oder unterwegs – alle Beteiligten haben jederzeit Zugriff auf den aktuellen Projektplan, die Materialliste, die Termine und die Dokumente. Das verhindert Missverständnisse und sorgt dafür, dass Entscheidungen auf der Basis aktueller Daten getroffen werden.
Auch die Datensicherheit ist bei einer professionellen Cloud-Lösung deutlich höher als bei lokalen Installationen. Moderne Handwerkersoftware speichert die Daten auf deutschen Servern, ist DSGVO-konform und bietet regelmäßige Backups, Verschlüsselung und Zugriffskontrollen. Im Gegensatz zu einer lokalen Installation, bei der ein defekter Rechner oder ein ausgefallener Server den gesamten Betrieb lahmlegen kann, sorgt die Cloud für maximale Ausfallsicherheit.
Ein weiterer Vorteil ist die Skalierbarkeit. Kleine Betriebe können mit wenigen Modulen starten und bei Bedarf weitere Funktionen wie mobile Zeiterfassung, Baustellendokumentation oder Ressourcenplanung hinzufügen. Große Unternehmen profitieren von der einheitlichen Plattform für alle Standorte und Gewerke. Die Cloud macht es möglich, Prozesse zu standardisieren, ohne an lokale Infrastruktur gebunden zu sein.
Die Baustelle in der Tasche: Mobile Funktionen und Apps
Die Digitalisierung im Handwerk beginnt nicht im Büro – sie beginnt auf der Baustelle. Und genau dort brauchen Handwerker und Bauleiter eine Lösung, die einfach, robust und mobil funktioniert. Eine moderne Handwerkersoftware bietet daher eine App für iOS und Android, mit der alle wichtigen Funktionen direkt vor Ort genutzt werden können.
Statt Zettel und Stift wird die mobile Zeiterfassung direkt im Auftrag gestartet. Der Monteur wählt den richtigen Auftrag aus, startet die Zeit, dokumentiert die geleisteten Arbeiten und fügt bei Bedarf Fotos hinzu. Diese Daten werden automatisch mit dem Büro synchronisiert und fließen direkt in die Auftragsverwaltung und das Rechnungswesen ein. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für eine lückenlose Baustellendokumentation.
Die App dient gleichzeitig als digitale Bauakte. Alle Dokumente – von Angeboten und Auftragsbestätigungen über Baupläne und Leistungsverzeichnisse bis hin zu Eingangsrechnungen und Lieferscheinen – sind direkt im Auftrag verfügbar. Der Bauleiter kann jederzeit nachschauen, welche Materialien bestellt wurden, welche Nachträge vereinbart wurden und welche Termine anstehen. Auch das Bautagebuch wird digital geführt – rechtssicher, mit Zeitstempel und optionaler GPS-Position.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Fotodokumentation. Statt Fotos auf dem Handy zu speichern und später mühsam zu sortieren, werden sie direkt im Auftrag hochgeladen. So entsteht eine lückenlose Dokumentation des Baufortschritts, die bei Fragen, Mängeln oder Reklamationen wertvolle Beweise liefert. Auch digitale Unterschriften vom Kunden sind möglich – ob für Auftragsbestätigungen, Nachträge oder Abnahmen. Das beschleunigt die Abwicklung und reduziert den Papierverkehr.
Die Synchronisation zwischen App und Büro funktioniert in Echtzeit. Änderungen auf der Baustelle – etwa eine geänderte Materialliste oder ein neuer Nachtrag – sind sofort im Büro sichtbar. Das ermöglicht eine schnelle Reaktion, etwa bei der Materialbestellung oder der Anpassung der Rechnung.
Auftragsabwicklung, Kalkulation und Schnittstellen
Die direkte Übernahme von Material aus dem Projektplan funktioniert nur, wenn alle Prozesse – von der Kalkulation über die Auftragsverwaltung bis zur Rechnungsstellung – nahtlos zusammenarbeiten. Eine moderne Handwerkersoftware bildet den gesamten Auftragszyklus ab: vom Angebot über die Auftragsbestätigung bis zur Schlussrechnung.
Im ersten Schritt wird das Angebot kalkuliert – entweder manuell oder über eine Schnittstelle wie GAEB. Die Materialpositionen werden dabei direkt aus dem Leistungsverzeichnis übernommen. Sobald der Auftrag erteilt wird, wird das Angebot in eine digitale Auftragsmappe überführt. Hier sind alle relevanten Informationen zentral gesammelt: Kundenstammdaten, Baustellendaten, Termine, Aufgaben, Dokumente und die Materialliste.
Die Materialbestellung erfolgt dann direkt aus dieser Auftragsmappe heraus. Die benötigten Materialien werden aus dem Projektplan übernommen, der Bestellschein wird automatisch generiert und an den Lieferanten gesendet. Gleichzeitig wird die Bestellung im Auftrag dokumentiert, sodass später klar ist, welche Materialkosten welchem Projekt zuzuordnen sind.
Wichtige Schnittstellen machen den Prozess noch effizienter:
- GAEB-Schnittstelle: Für Betriebe, die an Ausschreibungen teilnehmen, ermöglicht die GAEB-Schnittstelle eine reibungslose Übernahme von Leistungsverzeichnissen und Nachträgen.
- IDS-Connect: Direkte Anbindung an Großhändler und Lieferanten, sodass Materialbestellungen direkt aus der Software heraus gestellt werden können.
- DATEV-Export: Für den Steuerberater werden alle relevanten Daten – Umsätze, Eingangsrechnungen, offene Posten – im richtigen Format exportiert.
- XRechnung / E-Rechnung: Vorbereitung auf die gesetzliche E-Rechnungspflicht für öffentliche Auftraggeber.
Durch diese Integrationen wird die Nachkalkulation deutlich einfacher. Materialkosten, Lohnkosten und sonstige Aufwendungen werden automatisch im Auftrag erfasst und können mit den ursprünglichen Kalkulationen verglichen werden. Das ermöglicht eine präzise Soll-Ist-Analyse und hilft, die Wirtschaftlichkeit der Aufträge zu verbessern.
Auch die Liquidität profitiert von der digitalen Auftragsabwicklung. Durch schnellere Rechnungsstellung, weniger Rückfragen und eine bessere Dokumentation werden Zahlungseingänge beschleunigt. Das ist gerade in Zeiten von Fachkräftemangel und steigenden Kosten ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.
Ressourcenplanung und Mitarbeitersteuerung
Die Materialbestellung ist nur ein Teil des Puzzles. Genauso wichtig ist die Ressourcenplanung – also die Steuerung von Mitarbeitern, Maschinen und Werkzeugen. Eine moderne Handwerkersoftware bietet hier eine digitale Plantafel, mit der der Einsatz aller Ressourcen übersichtlich geplant und gesteuert werden kann.
Die Plantafel zeigt auf einen Blick, wer wann wo eingesetzt ist. Urlaubsanträge, Krankmeldungen und sonstige Abwesenheiten werden direkt eingetragen und sind für alle sichtbar. Das verhindert Doppelbuchungen und sorgt dafür, dass immer der richtige Mitarbeiter an der richtigen Baustelle ist.
Die Planung erfolgt direkt aus der Auftragsverwaltung heraus. Sobald ein neuer Auftrag ansteht, wird er in der Plantafel platziert und mit den benötigten Ressourcen versehen. Der Bauleiter sieht sofort, welche Mitarbeiter und Maschinen zur Verfügung stehen, und kann den Einsatz optimal koordinieren.
Die mobile Zeiterfassung sorgt dafür, dass die tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten korrekt erfasst werden. Jeder Mitarbeiter erfasst seine Zeit direkt im Auftrag, mit individuellen Stundensätzen. Diese Daten fließen automatisch in die Nachkalkulation und die Rechnungsstellung ein. Das reduziert Fehler, beschleunigt die Abrechnung und verbessert die Transparenz.
Auch die Steuerung von Subunternehmern und Fremdgewerken wird durch die Software erleichtert. Termine, Aufgaben und Dokumente können direkt an die beteiligten Partner freigegeben werden. Das verbessert die Kommunikation und sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.
Durch die digitale Ressourcenplanung werden Leerlaufzeiten minimiert, Doppelarbeit vermieden und die Auslastung der Mitarbeiter optimiert. Das spart Kosten, steigert die Produktivität und verbessert die Kundenzufriedenheit.
Wirtschaftlichkeit: ROI einer Handwerkersoftware
Die Investition in eine moderne Handwerkersoftware lohnt sich – und zwar schnell. Eine Kosten-Nutzen-Analyse zeigt, dass Betriebe, die ihre Prozesse digitalisieren, im Schnitt 20–30 % Zeitersparnis bei administrativen Tätigkeiten erzielen. Bei einem Betrieb mit 10 Mitarbeitern entspricht das einer Einsparung von mehreren tausend Euro pro Jahr – nur durch die Reduktion von Büroarbeit.
Ein konkretes Beispiel: Ein Installateurbetrieb mit 15 Mitarbeitern digitalisiert seine Prozesse mit einer integrierten Bausoftware. Vorher verbrachte das Büroteam im Schnitt 2 Stunden pro Tag mit der Erstellung von Angeboten, Bestellungen und Rechnungen. Nach der Einführung der Software reduziert sich dieser Aufwand auf 30–45 Minuten pro Tag. Das ergibt eine Einsparung von ca. 7,5 Stunden pro Woche – oder rund 390 Stunden pro Jahr. Bei einem durchschnittlichen Stundensatz von 50 € entspricht das einer jährlichen Einsparung von ca. 19.500 € – ohne Berücksichtigung der höheren Produktivität auf der Baustelle.
Weitere Vorteile, die sich direkt auf die Wirtschaftlichkeit auswirken:
- Schnellere Rechnungsstellung: Durch automatisierte Prozesse werden Rechnungen früher gestellt, was die Liquidität verbessert.
- Weniger Fehler: Durch die direkte Übernahme von Material aus dem Projektplan werden Fehlbestellungen und falsche Mengen vermieden.
- Bessere Nachkalkulation: Durch die lückenlose Dokumentation von Material- und Lohnkosten können Aufträge präzise ausgewertet werden.
- Professionelles Auftreten: Digitale Angebote, Rechnungen und Dokumentationen schaffen Vertrauen beim Kunden und verbessern das Image.
Der Return on Investment (ROI) einer Handwerkersoftware liegt daher oft bereits nach wenigen Monaten im positiven Bereich. Und je größer der Betrieb wird, desto höher sind die Einsparungen und der Nutzen.
Zukunft des Handwerks: KI, BIM und Smart Building
Die Digitalisierung im Handwerk steht erst am Anfang. In den nächsten Jahren werden sich die Anforderungen weiter verschärfen – durch den Fachkräftemangel, steigende Kundenansprüche und neue Technologien wie KI, BIM und Smart Building.
Der Fachkräftemangel ist eine der größten Herausforderungen für das Handwerk. Laut dem ZDH fehlen im deutschen Handwerk bereits heute über 200.000 Fachkräfte. Um diese Lücke zu schließen, müssen Betriebe ihre Produktivität steigern – und das geht nur mit Technologie. Automatisierte Prozesse, intelligente Planungstools und digitale Dokumentation helfen, mehr mit weniger Personal zu erreichen.
Ein weiterer Trend ist BIM (Building Information Modeling). Immer mehr öffentliche und private Auftraggeber verlangen BIM-fähige Partner. BIM ermöglicht eine ganzheitliche Planung und Steuerung von Bauprojekten – von der Architektur über die Technik bis zur Inbetriebnahme. Eine moderne Handwerkersoftware bereitet Betriebe auf BIM vor, indem sie papierlose Prozesse, klare Strukturen und digitale Schnittstellen bietet.
Auch KI (Künstliche Intelligenz) wird zunehmend im Handwerk relevant. Denkbar sind Anwendungen wie intelligente Materialvorschläge basierend auf historischen Aufträgen, automatische Erkennung von Mängeln in Fotos oder Vorhersagen von Lieferzeiten und Kosten. Eine moderne Software-Architektur legt hier die Grundlage, indem sie strukturierte Daten bereitstellt, die von KI-Systemen genutzt werden können.
Die Zukunft gehört den Betrieben, die heute schon ihre Prozesse digitalisieren, klare Strukturen schaffen und sich auf die neuen Anforderungen vorbereiten. Wer heute noch mit Zetteln und Excel arbeitet, wird morgen im Wettbewerb abgehängt.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
1. Funktioniert die App auch ohne Internet auf der Baustelle?
Ja, moderne Handwerkersoftware bietet in der Regel Offline-Fähigkeit. Das bedeutet, dass Mitarbeiter auch ohne aktive Internetverbindung weiterarbeiten können – etwa bei der mobilen Zeiterfassung, der Erfassung von Aufgaben oder der Fotodokumentation. Sobald das Gerät wieder online ist, werden die Daten automatisch synchronisiert und im Auftrag aktualisiert. Das ist besonders wichtig auf Baustellen, wo die Netzabdeckung oft schwach ist.
2. Wie sicher sind meine Daten in der Cloud?
Professionelle Handwerkersoftware speichert die Daten auf deutschen Servern, ist DSGVO-konform und bietet umfassende Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, regelmäßige Backups und Zugriffskontrollen. Im Gegensatz zu lokalen Installationen, bei denen ein defekter Rechner oder ein ausgefallener Server den gesamten Betrieb lahmlegen kann, sorgt die Cloud für hohe Ausfallsicherheit und Datensicherheit.
3. Lohnt sich die Software auch für kleine Betriebe?
Absolut. Gerade kleine Betriebe profitieren besonders stark von einer digitalen Lösung, weil sie oft mit begrenzten Ressourcen arbeiten. Durch die Automatisierung von Prozessen wie Materialbestellung, Auftragsverwaltung und Rechnungsstellung können kleine Betriebe ihre Effizienz deutlich steigern, ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen. Viele Lösungen bieten zudem flexible Tarife, mit denen kleine Betriebe kostengünstig starten können.
4. Kann ich Material aus dem Projektplan direkt in einen Bestellschein übernehmen?
Ja, in einer modernen Handwerkersoftware ist das möglich. Die benötigten Materialien werden aus dem Projektplan oder dem Leistungsverzeichnis übernommen und automatisch in einen Bestellschein übertragen. Der Bestellschein kann dann direkt an den Lieferanten gesendet werden. Gleichzeitig wird die Bestellung im Auftrag dokumentiert, sodass später klar ist, welche Materialkosten welchem Projekt zuzuordnen sind.
5. Wie funktioniert die Zuordnung von Eingangsrechnungen zu Aufträgen?
Eingangsrechnungen werden in der Regel im Modul „Rechnungen“ oder „Eingangsrechnungen“ erfasst. Dabei kann der Nutzer den Auftrag auswählen, dem die Rechnung zugeordnet werden soll. So werden Materialkosten direkt im Auftrag verbucht und stehen für die Nachkalkulation zur Verfügung. Bei mehreren Aufträgen kann die Rechnung anteilig auf mehrere Projekte verteilt werden.
6. Welche Schnittstellen sind wichtig für die Materialbestellung?
Wichtige Schnittstellen sind GAEB (für Ausschreibungen), IDS-Connect (für die Anbindung an Großhändler) und DATEV (für den Steuerberater). Zudem sollten Schnittstellen für E-Rechnung (XRechnung) vorhanden sein, um die gesetzlichen Anforderungen für öffentliche Auftraggeber zu erfüllen.
7. Kann ich die Software auch für Subunternehmer und Fremdgewerke nutzen?
Ja, moderne Handwerkersoftware ermöglicht die Einbindung von Subunternehmern und Fremdgewerken. Termine, Aufgaben und Dokumente können direkt an die beteiligten Partner freigegeben werden. Das verbessert die Kommunikation und sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.
Fazit
Die direkte Übernahme von Material aus dem Projektplan ist kein Luxus – sie ist heute eine Notwendigkeit, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Wer weiterhin mit Zetteln, Excel-Listen und E-Mails arbeitet, verliert Zeit, Geld und Nerven. Eine moderne Handwerkersoftware oder Bausoftware bietet die Lösung: integrierte Prozesse, mobile Zeiterfassung, Baustellendokumentation und eine Auftragsverwaltung, die alles zentral abbildet – vom Angebot bis zur Schlussrechnung.
Die Vorteile liegen auf der Hand: weniger Fehler, schnellere Rechnungsstellung, bessere Nachkalkulation und mehr Zeit für die Arbeit vor Ort. Und das Beste: Es muss nicht kompliziert sein. Mit einer benutzerfreundlichen, cloudbasierten Lösung können Betriebe schnell und einfach digitalisieren – ohne großen Aufwand und mit klarem ROI.
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Quellen und weiterführende Literatur
- Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH): Digitalisierung im Handwerk – Status quo und Perspektiven, 2023
- Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK): Mittelstand Digital – Studie zur Digitalisierung im Mittelstand, 2024
- Bitkom: Digitalisierung im Handwerk – Chancen und Herausforderungen, 2023
- Handwerkskammer München: Praxisleitfaden Digitalisierung für Handwerksbetriebe, 2024
- Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz: E-Rechnung im öffentlichen Auftrag – Leitfaden für Unternehmen, 2024
- Deutsche Gesellschaft für Bautechnik (DIBt): BIM im Handwerk – Anforderungen und Perspektiven, 2023
- Handwerkskammer Köln: Digitalisierung im Bauhandwerk – Erfolgsbeispiele aus der Praxis, 2024
- Bitkom Research: Cloud-Lösungen im Mittelstand – Nutzen und Sicherheit, 2023
- Handwerkskammer Hamburg: Digitalisierung im Handwerk – Leitfaden für kleine und mittlere Betriebe, 2024
- Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz: Fachkräftesicherung im Handwerk – Strategien und Maßnahmen, 2023
- Deutsche Handwerks Zeitung (dhz): Digitalisierung im Handwerk – Praxisberichte aus dem Bauhandwerk, 2024
- Handwerkskammer Nürnberg: Digitalisierung im Handwerk – Checkliste für den Einstieg, 2024
