ISO 9001 – Wichtige Zertifikate im Handwerk

Warum überhaupt ein Zertifikat?

Zertifizierungen können heute für bestimmte Betriebsbereiche erworben werden und sollen bestimmte Abläufe und Standards garantieren. Dabei ist der Erwerb eines Zertifikats mit einem zeitlichen und finanziellen Aufwand verbunden, so dass sich die Frage stellt, warum dieser Aufwand betrieben werden soll.

Die Vorteile liegen hier in der Verbesserung der internen Abläufe, der Erhöhung der Kundenzufriedenheit, der Verbesserung der Außenwirkung des Unternehmens, der Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit und der umfassenden Dokumentation und Auswertung der betrieblichen Abläufe. 

Besonders rückt hier die ISO 9001 ins Auge, denn dies als ISO auch international gültige Zertifikat bescheinigt dem Betrieb die Verwendung eines Qualitätsmanagementsystems. Darin werden die im Betrieb vorherrschenden Prozesse definiert, dokumentiert und regelmäßig hinterfragt, woraus sich eine Erhöhung der Qualität ergibt, was die gebotenen Produkte und Leistungen anbelangt.

Da ein Zertifikat diesen Qualitätsanspruch nach außen hin wiedergibt und für hochwertige Arbeit und darin festgelegte Standards steht, stellt es ein wichtiges Marketinginstrument dar, mit dem der Betrieb für sich werben kann. Aber auch die Zufriedenheit von Auftraggebern und Kunden wird gesteigert, da der Betrieb dazu verpflichtet ist, seine Qualitätsansprüche ständig zu hinterfragen und zu verbessern. Das wiederum steigert seine Produktivität und die Qualität seiner Produkte. 

Gerade bei Ausschreibungen von größeren Aufträgen kommt die Frage nach bestimmten Zertifikaten ins Spiel. Kann diese Zertifizierung von einer Firma vorgelegt werden, steigert es seine Marktreichweite erheblich und auch das Auftragsvolumen einzelner Projekte. Die ISO 9001 ist hier ein oft von Auftraggebern und Behörden nachgefragtes Zertifikat, wobei die Gründe hierfür auf der Hand liegen.  

Die ISO 9001 ist eine Norm, die Anforderungen an Qualitätsmanagementsysteme (QMS) festlegt. Die Erfüllung dieser Anforderungen soll dazu führen, dass Organisationen geeignete Prozesse haben, um qualitativ hochwertige Produkte und Dienstleistungen bereitzustellen. Die geforderte Qualität orientiert sich dabei an den Kundenerwartungen sowie an relevanten rechtlichen und behördlichen Anforderungen. Gleichzeitig soll das Managementsystem einem stetigen Verbesserungsprozess unterliegen. Die Anforderungen der Norm sind unabhängig von der Art, Größe und dem Produkt auf alle Organisationen anwendbar.

Aufbau der ISO 9001

Die Struktur der aktuellen Revision der ISO 9001 orientiert sich an der sogenannten High-Level-Structure, die eine einheitliche Struktur für Managementsystemnormen festlegt. Diese umfasst folgende Kapitel:

1. Anwendungsbereich
2. Normative Verweise
3. Begriffe
4. Kontext der Organisation
5. Führung
6. Planung
7. Unterstützung
8. Betrieb
9. Bewertung der Leistung
10. Verbesserung

Jedes dieser Kapitel enthält spezifische Anforderungen, die Organisationen dabei helfen sollen, ein effektives Qualitätsmanagementsystem zu etablieren und aufrechtzuerhalten.

Grundprinzipien der ISO 9001

Die ISO 9001 basiert auf vier Grundprinzipien, die das Handeln einer Organisation leiten:

1. Orientierung am Kontext der Organisation: Die Organisation muss externe und interne Themen überwachen und überprüfen, die für ihren Zweck und ihre strategische Ausrichtung von Bedeutung sind. Relevante Änderungen müssen in das System und dessen Prozesse integriert werden.
2. Prozessorientierung: Im Mittelpunkt stehen die qualitätsrelevanten Prozesse der Organisation. Es muss gewährleistet sein, dass Aufgaben klar formuliert, Verantwortlichkeiten definiert, erforderliche Mittel bereitgestellt und die Prozesse überwacht und bewertet werden.
3. Fortlaufende Verbesserung: Dieses Prinzip ist darauf ausgerichtet, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Der PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) wird angewendet, um eine dauerhafte Analyse und Verbesserung aller betrieblichen Vorgänge zu gewährleisten.
4. Risikomanagement: Risiken und Chancen müssen bei der Einführung, Aufrechterhaltung und Verbesserung des QM-Systems und dessen Prozesse berücksichtigt werden. Ziel ist es, unerwünschte Ereignisse zu verhindern und Chancen zu nutzen.

Anforderungen der ISO 9001

Die Anforderungen der ISO 9001 lassen sich in sieben Hauptbereiche gliedern:

1. Kontext der Organisation: Unternehmen müssen ihren internen und externen Kontext sowie die Bedürfnisse und Erwartungen relevanter interessierter Parteien verstehen.
2. Führung: Die oberste Leitung muss Verantwortung für die Effektivität des QMS übernehmen, eine Qualitätspolitik festlegen und die erforderlichen Ressourcen bereitstellen.
3. Planung: Organisationen müssen Risiken und Chancen identifizieren und bewältigen, messbare Qualitätsziele festlegen und Maßnahmen zur Erreichung dieser Ziele planen.
4. Unterstützung: Dieser Bereich umfasst die Bereitstellung und Verwaltung von Ressourcen, Schulung und Kompetenzentwicklung der Mitarbeiter sowie die Verwaltung dokumentierter Informationen.
5. Betrieb: Die Planung und Steuerung der betrieblichen Prozesse, um die Kundenanforderungen zu erfüllen, steht hier im Fokus.
6. Bewertung der Leistung: Organisationen müssen die Leistung ihres QMS überwachen, messen, analysieren und bewerten, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
7. Verbesserung: Ein zentrales Element der ISO 9001 ist die kontinuierliche Verbesserung des QMS und der damit verbundenen Prozesse.

Mehrwert der ISO 9001

Die Implementierung der ISO 9001 bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

1. Verbesserung der Produkt- und Dienstleistungsqualität: Durch die Anwendung eines strukturierten QMS können Unternehmen konsistente und vorhersehbare Ergebnisse liefern, was zu höherer Kundenzufriedenheit führt.
2. Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung: Die Norm fordert eine systematische Überprüfung und Dokumentation aller wesentlichen Prozesse, was zu einer Identifizierung und Verbesserung ineffizienter Abläufe führt.
3. Risikomanagement: Unternehmen werden angeleitet, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und zu mindern, was zu einer stabileren Betriebsführung führt.
4. Verbesserter Marktzugang: Viele Geschäftspartner und Kunden verlangen eine ISO 9001-Zertifizierung als Voraussetzung für Geschäftsbeziehungen, was die Wettbewerbsfähigkeit erhöht.
5. Mitarbeiterzufriedenheit: Klare Prozesse und Verantwortlichkeiten verbessern die Arbeitsbedingungen und steigern das Engagement und die Motivation der Mitarbeiter.

Umsetzung einer ISO 9001 Zertifizierung

Die Zertifizierung nach ISO 9001 ist ein strukturierter Prozess, der in mehreren Schritten erfolgt. Wir haben hier die wesentlichen Schritte, die ein Handwerksbetrieb durchlaufen muss, um eine ISO 9001-Zertifizierung zu erlangen nachfolgend aufgelistet:

1. Vorbereitung und Planung

Selbstbewertung und Analyse: Zu Beginn sollte der Betrieb eine Selbstbewertung durchführen, um festzustellen, inwieweit die bestehenden Prozesse den Anforderungen der ISO 9001 entsprechen. Dies hilft dabei, Lücken zu identifizieren und Verbesserungspotenziale aufzudecken.

Schulung und Ausbildung: Mitarbeiter und Führungskräfte müssen über die ISO 9001-Normen informiert und geschult werden. Dies kann durch interne Schulungen oder durch externe Berater erfolgen.

Projektteam bilden: Ein Team aus verschiedenen Abteilungen sollte gebildet werden, um die Umsetzung des Qualitätsmanagementsystems (QMS) zu planen und zu steuern.

2. Entwicklung des Qualitätsmanagementsystems

Erstellen der Dokumentation: Alle relevanten Prozesse, Verfahren und Richtlinien müssen dokumentiert werden. Dies umfasst die Qualitätspolitik, Qualitätsziele, Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und Formulare.

Implementierung der Prozesse: Die dokumentierten Prozesse müssen in den Betriebsalltag integriert und von den Mitarbeitern angewendet werden. Dies erfordert möglicherweise Anpassungen bestehender Arbeitsabläufe und kontinuierliche Schulungen.

Interne Audits: Vor der offiziellen Zertifizierung sollten interne Audits durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass alle Prozesse ordnungsgemäß funktionieren und den ISO 9001-Anforderungen entsprechen. Interne Audits helfen dabei, Schwachstellen zu identifizieren und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.

3. Zertifizierungsaudit

Auswahl einer Zertifizierungsstelle: Ein akkreditiertes Zertifizierungsunternehmen muss ausgewählt werden. Diese Organisation führt die offizielle Prüfung des Qualitätsmanagementsystems durch.

Stufe 1: Dokumentationsaudit: Im ersten Schritt prüft der Auditor die Dokumentation des Qualitätsmanagementsystems, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Anforderungen der ISO 9001 erfüllt sind. Dies kann vor Ort oder als Fernprüfung erfolgen.

Stufe 2: Hauptaudit: Im zweiten Schritt besucht der Auditor den Betrieb und überprüft die praktische Anwendung des QMS. Dabei werden die dokumentierten Prozesse vor Ort geprüft und Interviews mit Mitarbeitern geführt. Ziel ist es, die Umsetzung und Wirksamkeit des QMS zu verifizieren.

4. Zertifizierung und Nachbereitung

Ausstellung des Zertifikats: Wenn der Betrieb das Audit erfolgreich besteht, stellt die Zertifizierungsstelle ein ISO 9001-Zertifikat aus. Dieses Zertifikat ist in der Regel drei Jahre gültig, vorbehaltlich jährlicher Überwachungsaudits.

Kontinuierliche Überwachung: Jährlich werden Überwachungsaudits durchgeführt, um sicherzustellen, dass das QMS weiterhin den ISO 9001-Anforderungen entspricht und kontinuierlich verbessert wird.

Re-Zertifizierung: Nach Ablauf der Zertifikatslaufzeit muss der Betrieb eine erneute Zertifizierung durchlaufen, um das Zertifikat zu verlängern. Dies umfasst eine erneute Bewertung des gesamten Qualitätsmanagementsystems.

Zertifizierer der ISO 9001 in Deutschland, Österreich und Schweiz

Deutschland

1. TÜV Rheinland
   • Webseite: TÜV Rheinland
2. TÜV SÜD
   • Webseite: TÜV SÜD
3. DEKRA
   • Webseite: DEKRA
4. DQS (Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen)
   • Webseite: DQS

Österreich

1. Quality Austria
   • Webseite: Quality Austria
2. TÜV Austria
   • Webseite: TÜV Austria
3. SGS Austria
   • Webseite: SGS Austria

Schweiz

1. Swiss Safety Center AG
   • Webseite: Swiss Safety Center
2. SQS (Schweizerische Vereinigung für Qualitäts- und Management-Systeme)
   • Webseite: SQS
3. SGS Switzerland
   • Webseite: SGS Switzerland

Diese Anbieter sind in ihren jeweiligen Ländern gut etabliert und bieten umfassende Dienstleistungen zur ISO 9001-Zertifizierung an. Sie unterstützen Unternehmen bei der Implementierung und Aufrechterhaltung von Qualitätsmanagementsystemen und helfen bei der Erlangung der ISO 9001-Zertifizierung.

Die Rolle der Betriebsgröße bei der ISO 9001-Zertifizierung

Der Aufwand einer entsprechenden Zertifizierung wirkt im ersten Moment sehr abschreckend, doch spielt hier die Größe des Betriebes eine signifikante Rolle. Auch hier möchten wir Sie bestmöglich informieren und die Zusammenhänge von Betriebsgröße und dem Aufwand einer Zertifizierung verdeutlichen. 

1. Anpassung des Qualitätsmanagementsystems

Kleine Betriebe:

• In kleinen Unternehmen sind die Prozesse oft weniger formalisiert und weniger komplex. Die Implementierung eines QMS kann einfacher sein, da weniger Prozesse dokumentiert und überwacht werden müssen.
• Die Anforderungen der ISO 9001 können oft schneller und mit weniger Aufwand umgesetzt werden, da die Kommunikationswege kürzer und die Hierarchien flacher sind.
• Es kann jedoch eine größere Herausforderung darstellen, alle Mitarbeiter in den Implementierungsprozess einzubeziehen und sie für die Bedeutung des QMS zu sensibilisieren.

Große Betriebe:

• In größeren Unternehmen sind die Prozesse oft komplexer und stärker formalisiert. Dies erfordert eine detaillierte Dokumentation und Überwachung zahlreicher Prozesse.
• Die Implementierung eines QMS kann zeitaufwändiger und ressourcenintensiver sein, da mehr Abteilungen und Mitarbeiter involviert sind.
• Größere Unternehmen verfügen jedoch häufig über mehr Ressourcen, um die Implementierung professionell zu gestalten, einschließlich dedizierter Qualitätsmanagement-Teams.

2. Kosten der Zertifizierung

Kleine Betriebe:

• Für kleine Betriebe können die Kosten der Zertifizierung, einschließlich der Beratungs-, Schulungs- und Auditkosten, eine signifikante finanzielle Belastung darstellen.
• Es gibt jedoch oft Möglichkeiten, die Kosten durch Nutzung staatlicher Förderprogramme oder durch die Teilnahme an Gruppenzertifizierungen zu reduzieren.

Große Betriebe:

• In größeren Unternehmen verteilen sich die Kosten für die Zertifizierung auf eine größere Anzahl von Prozessen und Mitarbeitern, was die relative finanzielle Belastung verringert.
• Größere Unternehmen haben häufig ein größeres Budget für Zertifizierungsprozesse und können von Skaleneffekten profitieren.

3. Implementierung und Wartung des QMS

Kleine Betriebe:

• Die Implementierung eines QMS kann schneller abgeschlossen werden, da weniger Prozesse und Mitarbeiter betroffen sind.
• Die Wartung des QMS kann jedoch eine Herausforderung darstellen, da oft weniger spezialisierte Mitarbeiter vorhanden sind, die sich ausschließlich auf das Qualitätsmanagement konzentrieren können.

Große Betriebe:

• Die Implementierung eines QMS kann mehr Zeit in Anspruch nehmen und erfordert eine sorgfältige Planung und Koordination.
• Größere Unternehmen haben häufig spezialisierte Qualitätsmanagement-Teams, die für die kontinuierliche Wartung und Verbesserung des QMS verantwortlich sind.

4. Interne Kommunikation und Schulung

Kleine Betriebe:

• Die Schulung und Kommunikation über das QMS kann in kleinen Unternehmen effizienter sein, da weniger Mitarbeiter geschult und informiert werden müssen.
• Direkte Kommunikationswege und ein engeres Arbeitsumfeld erleichtern die Vermittlung von QMS-relevanten Informationen.

Große Betriebe:

• In großen Unternehmen ist eine strukturierte Schulung und Kommunikation erforderlich, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter über das QMS und ihre Rolle darin informiert sind.
• Es müssen umfangreichere Schulungsprogramme und Kommunikationsstrategien entwickelt und umgesetzt werden, um alle Abteilungen und Mitarbeiter zu erreichen.

Fazit zur ISO 9001-Zertifizierung im Handwerk

Die Erlangung eines ISO 9001-Zertifikats bietet Handwerksbetrieben zahlreiche Vorteile, die weit über die bloße Erfüllung eines Standards hinausgehen. Die Zertifizierung hilft, die internen Betriebsabläufe zu optimieren, die Qualität der Produkte und Dienstleistungen zu verbessern und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Sie dient als wertvolles Marketinginstrument, das Vertrauen und Glaubwürdigkeit bei Kunden und Geschäftspartnern schafft und die Wettbewerbsfähigkeit steigert.

Ein ISO 9001-Zertifikat signalisiert, dass der Betrieb hochwertige Arbeit leistet und kontinuierlich bestrebt ist, seine Prozesse zu verbessern. Dies ist besonders bei der Teilnahme an Ausschreibungen von Vorteil, da viele Auftraggeber und Behörden eine solche Zertifizierung voraussetzen. Die Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001 führt zu einer systematischen Überprüfung und Dokumentation aller wesentlichen Prozesse, wodurch ineffiziente Abläufe identifiziert und verbessert werden können.

Die Betriebsgröße spielt eine entscheidende Rolle bei der Zertifizierung. Kleine Betriebe können schneller und mit weniger Aufwand ein Qualitätsmanagementsystem implementieren, haben jedoch oft mit begrenzten Ressourcen und der Einbindung aller Mitarbeiter zu kämpfen. Größere Betriebe verfügen über mehr Ressourcen und spezialisierte Teams, die die Implementierung und Wartung des Systems unterstützen, benötigen jedoch eine detailliertere und koordinierte Herangehensweise.

Trotz des anfänglichen Aufwands und der Kosten, die mit der Zertifizierung verbunden sind, überwiegen die langfristigen Vorteile. Handwerksbetriebe profitieren von einer erhöhten Effizienz, verbesserten Qualität und einem besseren Zugang zu neuen Märkten und Geschäftsmöglichkeiten. Insgesamt trägt die ISO 9001-Zertifizierung dazu bei, die Betriebsführung zu stabilisieren, Risiken zu managen und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu fördern, was letztlich den langfristigen Erfolg des Unternehmens sichert.