Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen im Handwerk korrekt stellen – Leitfaden für mehr Liquidität und weniger Stress

Einleitung

Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen sind im Bau- und Ausbauhandwerk tägliches Geschäft – und gleichzeitig eine der größten Fehlerquellen im Büro. Falsche Beträge, vergessene Nachträge, unklare Leistungsstände oder verlorene Stundenzettel kosten nicht nur Nerven, sondern vor allem bares Geld. In Zeiten von Fachkräftemangel, Termin- und Preisdruck kann sich kein Handwerksbetrieb leisten, seine Liquidität durch fehlerhafte oder verspätete Rechnungsstellung zu gefährden. Genau hier setzt moderne Handwerkersoftware und Bausoftware an: Sie verbindet digitale Zeiterfassung, Auftragsverwaltung und Baustellendokumentation in einem durchgängigen Prozess – von der Angebotserstellung über Abschlagsrechnungen bis zur rechtssicheren Schlussrechnung.

Dieser Artikel zeigt praxisnah, wie Sie Abschlags- und Schlussrechnungen korrekt stellen, typische Fehler vermeiden und mit der richtigen Digitalisierung im Handwerk Ihre Büroarbeit drastisch verschlanken. Ob Cloud-Lösung, mobile App oder integrierte E-Akte – Sie erfahren, wie Sie Ihr „Büro in die Hosentasche“ holen und so Bürokratiewahnsinn, Papierchaos und unnötige Rückfragen zwischen Baustelle und Büro deutlich reduzieren. Lösungen wie openHandwerk unterstützen Sie dabei, alle Projekt-, Leistungs- und Zeitdaten sauber zu erfassen und rechtssicher in Ihre Abrechnung zu überführen – für mehr Übersicht, schnellere Zahlungseingänge und einen professionellen Auftritt beim Kunden.

Herausforderungen im analogen Handwerksbetrieb

Wer Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen noch vollständig analog organisiert, kennt die Probleme: Zettelwirtschaft, unleserliche Stundenzettel, verspätete Übergaben von Informationen aus der Baustelle und eine aufwändige Suche nach alten Unterlagen blockieren wertvolle Zeit im Büro. Laut einer Studie von Bitkom nutzen noch immer rund 50 % der kleinen und mittleren Unternehmen in Deutschland nur grundlegende oder gar keine digitalen Lösungen im Tagesgeschäft – im Handwerk ist der Rückstand besonders stark ausgeprägt.¹ Das bedeutet: Ein Großteil der Abrechnung basiert immer noch auf Papier, Excel und Telefon.

Typische Schmerzpunkte im Alltag:

• Verlorene Stundenzettel: Monteure schreiben Zeiten auf Papier, die Zettel gehen in Fahrzeugen, Jackentaschen oder der Werkstatt verloren. Stunden können nicht mehr exakt zugeordnet werden – spätestens bei der Schlussrechnung fehlen Leistungsnachweise.
• Fehlende Absprachen zwischen Büro und Baustelle: Nachträge werden vor Ort mit dem Kunden oder Bauleiter vereinbart, aber nicht sauber dokumentiert und später nicht abgerechnet. Gerade bei VOB-Bauverträgen führt das zu erheblichen Umsatzeinbußen.
• Langsame Rechnungsstellung: Bis alle Stundenzettel, Lieferscheine und Notizen eingesammelt und im Büro geprüft sind, sind oft Wochen vergangen. Die Abschlagsrechnung geht verspätet raus – der Betrieb finanziert das Projekt unnötig vor.
• Unklare Leistungsstände: Ohne strukturierte Baustellendokumentation ist schwer zu beurteilen, welche Leistungen schon erbracht wurden. Abschlagsrechnungen werden „Pi mal Daumen“ gestellt – ein Risiko bei späteren Streitigkeiten mit dem Auftraggeber.
• Vergessene Nachträge: Zusatzleistungen, die nicht im ursprünglichen Angebot standen, tauchen weder in der Abschlags- noch in der Schlussrechnung auf. Gerade bei größeren Bauvorhaben summieren sich diese „vergessenen“ Leistungen schnell.

Die Kosten dieser Ineffizienz sind erheblich: Zeitverzug bei Rechnungen verschlechtert die Liquidität, interne Nachfragen kosten Arbeitsstunden im Büro, und fehlende oder unvollständige Abrechnung reduziert direkt den Gewinn pro Auftrag. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) weist seit Jahren darauf hin, dass die Produktivität im Handwerk stark von digital vernetzten Prozessen abhängt.² Wer seine Auftragsabwicklung, Zeiterfassung und Dokumentation nicht im Griff hat, verliert im Wettbewerb gegenüber digital aufgestellten Betrieben.

Hinzu kommt die steigende Komplexität gesetzlicher Anforderungen: GoBD-konforme Buchführung, Pflichtangaben auf Rechnungen, Anforderungen aus VOB/B sowie Vorgaben zur elektronischen Rechnung (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) erhöhen den bürokratischen Aufwand. Ohne strukturierte digitale Prozesse steigt die Fehlerquote – und damit das Risiko von Nachzahlungen, Streitfällen oder verspäteten Zahlungen.

Die Cloud als Basis: Vorteile integrierter Gesamtlösungen

Viele Handwerksbetriebe versuchen, sich mit Insellösungen zu behelfen: Excel-Tabellen für die Kalkulation, WhatsApp-Gruppen für Fotos und Absprachen, den privaten Kalender für Termine und eine einfache Textverarbeitung für Rechnungen. Was im Kleinstbetrieb kurzfristig funktioniert, bricht bei wachsender Auftragslage, mehreren Kolonnen oder komplexen Bauprojekten zusammen. Medienbrüche führen zu Doppelarbeit, Informationsverlust und Fehlern – besonders bei Abschlags- und Schlussrechnungen.

Eine integrierte All-in-One SaaS-Lösung aus der Cloud bündelt alle relevanten Informationen in einem System:

• Auftragsverwaltung: Angebot, Auftrag, Nachträge, Abschlagsrechnungen und Schlussrechnung hängen logisch zusammen und greifen auf dieselben Stammdaten zu.
• Digitale Zeiterfassung: Zeiten werden direkt projekt- oder auftragsbezogen erfasst und automatisch in die Nachkalkulation und Abrechnung übernommen.
• Baustellendokumentation: Fotos, Notizen, Bautagebuch-Einträge und Kundeneinwilligungen sind direkt an der digitalen Bauakte abgelegt.
• Finanz- und Buchhaltungsschnittstellen: Rechnungsdaten werden GoBD-konform gespeichert und können an Steuerberater und Buchhaltung (z. B. DATEV) übergeben werden.

Die Cloud bietet dafür entscheidende Vorteile:

Seriöse Anbieter im DACH-Raum setzen auf Rechenzentren mit Serverstandort Deutschland oder EU, ISO-zertifizierten Sicherheitsstandards und DSGVO-konformer Datenverarbeitung. Laut „Mittelstand-Digital“-Initiative des BMWK sehen über 70 % der KMU in der Cloud einen wichtigen Hebel, um Prozesse zu digitalisieren und flexibler zu arbeiten.³ Für Handwerksbetriebe bedeutet das: Weg vom Einzelplatzrechner, hin zu einer Lösung, in der alle Projektbeteiligten in Echtzeit auf dieselben Daten zugreifen.

Im Kontext von Abschlags- und Schlussrechnungen ist vor allem wichtig, dass eine Cloud-Lösung alle bisher erstellten Angebote, Nachträge, Teil- und Abschlagsrechnungen automatisiert berücksichtigt. So werden bei der Schlussrechnung alle bereits fakturierten Beträge und Steueranteile korrekt abgezogen und der Restbetrag rechtssicher ausgewiesen – ohne manuelle Excel-Konstrukte.

Die Baustelle in der Tasche: Mobile Funktionen und Apps

Der größte Hebel für korrekte Abschlags- und Schlussrechnungen liegt nicht im Büro, sondern auf der Baustelle. Was dort nicht sauber erfasst wird, kann später nicht rechtssicher abgerechnet werden. Mobile Apps für iOS und Android machen aus dem Smartphone oder Tablet Ihrer Mitarbeiter die Verlängerung Ihres Büro-Systems – die „Baustelle in der Tasche“.

Zentrale mobile Funktionen sind:

• Digitale Bauakte: Alle relevanten Informationen zu einem Projekt – Pläne, Angebote, Auftragsbestätigungen, Nachträge, Protokolle – sind direkt auf der Baustelle einsehbar. So wissen Monteure und Bauleiter jederzeit, was vertraglich vereinbart wurde.
• Mobile Zeiterfassung (GPS-/Projektbezogen): Mitarbeiter buchen ihre Arbeitszeiten direkt auf den jeweiligen Auftrag oder das Gewerk. Optionale GPS-Unterstützung erleichtert die Zuordnung der Einsätze. Die Daten stehen in Echtzeit im Büro zur Verfügung.
• Fotodokumentation direkt im Auftrag: Fotos von Ausführungsständen, Mängeln, verdeckten Leitungen oder Zusatzleistungen werden sofort der digitalen Bauakte zugeordnet. Sie dienen später als Beleg im Streitfall und unterstützen eine schlüssige Abrechnung.
• Rechtssicheres Bautagebuch: Wetter, Personalstärke, ausgeführte Leistungen, Behinderungen, Anordnungen des Auftraggebers – alles kann tagesgenau dokumentiert werden. Das ist insbesondere bei VOB/B-Baustellen ein wichtiges Beweismittel.
• Digitale Unterschriften vom Kunden: Abnahmen, Regiearbeiten oder Nachträge können vor Ort vom Kunden auf dem Tablet unterschrieben werden. Das reduziert Diskussionen bei der Schlussrechnung deutlich.

Die Synchronisation mit dem Büro erfolgt in Echtzeit: Sobald ein Monteur seine Arbeitszeit bucht oder ein Foto hochlädt, stehen die Daten der Büroorganisation zur Verfügung. Laut Studien zur Digitalisierung im Baugewerbe reduzieren mobile Lösungen im Schnitt 20–30 % des administrativen Aufwands pro Projekt, insbesondere bei der Dokumentation und Abrechnung.⁴

Für Abschlagsrechnungen bedeutet das: Der aktuelle Leistungsstand ist jederzeit transparent – inklusive dokumentierter Mehrleistungen und Behinderungen. Das Büro kann Abschlagsrechnungen auf Basis realer, belegbarer Daten erstellen, statt auf Schätzungen. Für die Schlussrechnung werden alle erbrachten Leistungen, Nachträge und bereits fakturierten Teilbeträge automatisch zusammengeführt. Eine integrierte App-Lösung wie in Systemen vom Typ openHandwerk sorgt dafür, dass kein Stundenzettel und keine Zusatzleistung „unter den Tisch fällt“.

Auftragsabwicklung, Kalkulation und Schnittstellen

Um Abschlags- und Schlussrechnungen korrekt zu stellen, müssen alle Schritte der Auftragsabwicklung digital abbildbar sein – vom ersten Angebot bis zur letzten Mahnung. Entscheidend ist ein durchgängiger Workflow:

1. Angebot & Kalkulation: Leistungen, Mengen, Einheitspreise und Zuschläge werden strukturierter erfasst. GAEB-Schnittstellen ermöglichen den direkten Import von Leistungsverzeichnissen.
2. Auftrag & Nachträge: Aus dem Angebot wird mit einem Klick der Auftrag erzeugt; Nachträge werden als zusätzliche Aufträge oder Positionen angelegt und sauber gekennzeichnet.
3. Abschlagsrechnungen: Je nach Vereinbarung können pauschale Beträge, prozentuale Anteile oder leistungsbezogene Abschläge abgerechnet werden.²
4. Schlussrechnung: Alle bisherigen Abschlagsrechnungen werden berücksichtigt und vom Gesamtauftragswert abgezogen. Bereits gezahlte Steueranteile werden korrekt ausgewiesen.²

Wichtige Schnittstellen und Anforderungen:

• GAEB: Über GAEB-Dateien können Leistungsverzeichnisse aus Ausschreibungen direkt übernommen werden. Das reduziert Übertragungsfehler und erleichtert die spätere prüfbare Abrechnung, insbesondere im Bauhaupt- und Ausbaugewerbe.
• IDS-Connect (Großhandel): Über die IDS-Schnittstelle können Artikel, Preise und Verfügbarkeiten direkt aus dem Großhandelssystem abgerufen werden. Das verbessert die Kalkulationsgenauigkeit und reduziert Rückfragen.
• DATEV-Export: Für eine effiziente Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ist ein standardisierter Export der Buchungsdaten (Debitoren, Rechnungen, Zahlungen) wichtig. Das spart Zeit und minimiert Buchungsfehler.
• GoBD-Konformität: Elektronische Rechnungen und Buchungsbelege müssen unveränderbar, nachvollziehbar und vollständig archiviert werden. Moderne Bausoftware erfüllt diese Anforderungen und erleichtert Betriebsprüfungen.
• XRechnung/E-Rechnung (ZUGFeRD): Öffentliche Auftraggeber verlangen zunehmend die elektronische Rechnung im XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format. Eine aktuelle Handwerkersoftware sollte diese Formate unterstützen.

Durch schnellere und fehlerfreie Rechnungsprozesse sichern Sie Ihre Liquidität. Branchenanalysen zeigen, dass Betriebe mit digitalisierter Auftragsabwicklung ihre Rechnungen im Schnitt 30–50 % früher stellen – was sich direkt in einem besseren Cashflow niederschlägt.⁵ Systeme wie openHandwerk integrieren diese Schritte in einer Lösung, sodass Angebot, Abschlagsrechnung und Schlussrechnung immer auf denselben Daten basieren.

Ressourcenplanung und Mitarbeitersteuerung

Saubere Abschlags- und Schlussrechnungen setzen voraus, dass klar ist, wer wann wo gearbeitet hat und welche Ressource auf welcher Baustelle eingesetzt wurde. Hier kommt die digitale Ressourcenplanung ins Spiel – häufig über eine digitale Plantafel realisiert.

Funktionen einer modernen Plantafel:

• Mitarbeiterplanung: Monteure, Kolonnen, Bauleiter und Servicetechniker werden tagesgenau auf Projekte und Aufträge disponiert.
• Urlaubs- und Abwesenheitsplanung: Urlaub, Krankheit, Schulungen und andere Abwesenheiten sind sichtbar, sodass es keine bösen Überraschungen bei der Einsatzplanung gibt.
• Maschinen- und Geräteplanung: Krane, Gerüste, Spezialwerkzeuge oder Fahrzeuge können Aufträgen zugeordnet werden. Doppelbuchungen werden vermieden.
• Transparente Auslastung: Die Auslastung der Teams ist auf einen Blick erkennbar – Überstunden, Leerläufe und Engpässe lassen sich frühzeitig erkennen.

Eine eng verknüpfte Kommunikation im Team ist hier entscheidend. Änderungen in der Planung – etwa ein zusätzlicher Einsatz für einen Eilauftrag oder eine Verschiebung wegen Materialverzug – werden in Echtzeit an die mobilen Geräte der Mitarbeiter übertragen. Damit wissen alle Beteiligten, wo sie sein müssen und was zu tun ist.

Für die Abrechnung bedeutet das:

• Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter sind projektbezogen klar nachvollziehbar.
• Der Maschinen- und Geräteeinsatz kann – sofern vertraglich vereinbart – sauber abgerechnet werden.
• Behinderungen oder Wartezeiten (z. B. fehlende Vorleistungen anderer Gewerke) lassen sich dokumentieren und bei Nachtragsforderungen berücksichtigen.

So vermeiden Sie Leerlaufzeiten und Doppelbuchungen und stellen sicher, dass alle erbrachten Leistungen ihren Weg in die Abschlags- und Schlussrechnung finden. Studien im Bau- und Ausbaugewerbe zeigen, dass digitale Ressourcenplanung die Produktivität um bis zu 15 % steigern kann, vor allem durch weniger Koordinationsfehler und weniger unproduktive Fahrzeiten.⁶

Wirtschaftlichkeit: ROI einer Handwerkersoftware

Die zentrale Frage vieler Inhaber lautet: „Lohnt sich eine Handwerkersoftware für meinen Betrieb wirklich?“ Um das zu beantworten, lohnt ein Blick auf den Return on Investment (ROI). Dabei werden die Investitions- und laufenden Lizenzkosten dem Zeit- und Kostenvorteil gegenübergestellt, den die Software bringt.

Typische Effekte einer integrierten Bausoftware auf die Wirtschaftlichkeit:

• Zeitersparnis pro Auftrag: Durch Vorlagen, automatisierte Übernahme von Positionen (vom Angebot in die Rechnung) und digitale Zeiterfassung lassen sich im Schnitt 30–60 Minuten Bürozeit pro Auftrag einsparen – bei größeren Bauprojekten oft deutlich mehr.
• Weniger Rückfragen: Eine saubere Baustellendokumentation mit Fotos, Bautagebuch und digitalen Unterschriften reduziert Diskussionen mit Kunden und Bauleitern. Das spart interne und externe Klärungszeiten.
• Bessere Nachkalkulation: Mit Soll-Ist-Vergleich (geplante vs. tatsächliche Stunden und Materialkosten) erkennen Sie frühzeitig, welche Aufträge profitabel sind – und können Ihre Kalkulation anpassen.
• Weniger vergessene Leistungen: Nachträge und Zusatzleistungen sind digital erfasst und werden systematisch in die Schlussrechnung übernommen.
• Schnellere Zahlungseingänge: Durch frühzeitige Abschlagsrechnungen und konsequente Schlussrechnungen verbessert sich der Cashflow messbar.

Ein einfaches Rechenbeispiel:

• Betrieb mit 10 Mitarbeitern, 300 abrechnungsrelevanten Aufträgen pro Jahr
• Einsparung von durchschnittlich 45 Minuten Bürozeit pro Auftrag durch digitale Prozesse
• Interner Stundensatz im Büro: 40 €/h

Eingesparte Zeit: 300 × 0,75 h = 225 h pro Jahr → Einsparung von 9.000 € jährlich. Werden zusätzlich nur 2–3 % bislang „vergessener“ oder unterbewerteter Leistungen durch bessere Dokumentation und Abrechnung realisiert, summiert sich der wirtschaftliche Vorteil schnell auf fünfstellige Beträge. Dem stehen vergleichsweise geringe monatliche Lizenzkosten einer Cloud-Lösung gegenüber.

Ein professioneller Auftritt beim Kunden – strukturierte Angebote, transparente Abschlagsrechnungen, prüfbare Schlussrechnungen und digitale Unterlagen – verschafft Ihnen zudem einen Wettbewerbsvorteil. Auftraggeber, insbesondere im gewerblichen und öffentlichen Bereich, erwarten zunehmend digitale Prozesse. Lösungen wie openHandwerk wirken hier als Effizienz-Booster, weil sie die gesamte Kette von der Anfrage bis zur Schlussrechnung in einem System abbilden.

Zukunft des Handwerks: KI, BIM und Smart Building

Die Anforderungen an Bau- und Handwerksbetriebe werden in den kommenden Jahren weiter steigen. Themen wie Building Information Modeling (BIM), Smart Building und Künstliche Intelligenz (KI) halten zunehmend Einzug in Planung, Ausführung und Bewirtschaftung von Gebäuden. Für die kaufmännische Abwicklung – einschließlich Abschlags- und Schlussrechnungen – bringt das neue Chancen und Anforderungen.

Mögliche Entwicklungen:

• BIM-Integration: Mengen und Leistungen werden direkt aus dem digitalen Gebäudemodell übernommen. Das reduziert Übertragungsfehler und erleichtert prüffähige Abrechnungen, etwa nach VOB.
• KI-gestützte Kalkulation: Vergangene Projekte dienen als Datenbasis, um realistische Kalkulationen, Aufschläge und Risikobewertungen zu erstellen. KI kann Vorschläge machen, wie Abschlagspläne sinnvoll gestaltet werden.
• Automatisierte Prüfung von Rechnungen: KI-Systeme prüfen Eingangs- und Ausgangsrechnungen auf Vollständigkeit, formale Fehler oder Unstimmigkeiten bei Steuer- und Summenangaben.
• Smart Building & IoT: Sensoren in Gebäuden liefern Nutzungs- und Verbrauchsdaten (z. B. bei Wartungsverträgen oder Serviceleistungen), die automatisiert in Abrechnungen einfließen können.

Der anhaltende Fachkräftemangel im Handwerk zwingt Betriebe, produktiver mit den vorhandenen Ressourcen umzugehen. Digitale Prozesse und Automatisierung sind ein wichtiger Hebel, um fehlendes Personal teilweise zu kompensieren: Routinetätigkeiten im Büro werden reduziert, Monteure verbringen weniger Zeit mit Papierkram, und Informationen fließen schneller. Studien von Branchenverbänden und Instituten wie dem Institut der deutschen Wirtschaft (IW) zeigen, dass digital affine Betriebe resilienter gegenüber Fachkräftemangel und Krisen sind.⁷

Wer heute in eine integrierte Handwerkersoftware investiert, schafft die Grundlage für die papierlose Baustelle und eine künftige BIM- und KI-Integration. Systeme wie openHandwerk, die auf Cloud, offenen Schnittstellen und mobilen Apps basieren, sind dafür deutlich besser gerüstet als starre Insellösungen oder rein lokale Programme.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

1. Funktioniert die App auch ohne Internet auf der Baustelle?

Viele Baustellen, insbesondere im Rohbau oder im ländlichen Raum, haben nur schlechte oder temporär gar keine Internetverbindung. Moderne Handwerker-Apps sind daher meist so konzipiert, dass sie offline-fähig sind: Relevante Auftragsdaten werden lokal auf dem Gerät zwischengespeichert. Mitarbeiter können Zeiten erfassen, Fotos machen, Notizen anlegen und das Bautagebuch pflegen, auch wenn keine Verbindung besteht. Sobald wieder eine Internetverbindung verfügbar ist, synchronisiert die App die Daten automatisch mit der Cloud. Für Abschlags- und Schlussrechnungen ist wichtig, dass alle offline erfassten Informationen vollständig und nachvollziehbar im System ankommen – darauf sollte man bei der Auswahl der Software unbedingt achten.

2. Wie sicher sind meine Daten in der Cloud?

Die Datensicherheit hängt maßgeblich vom Anbieter ab. Seriöse Anbieter betreiben ihre Systeme in zertifizierten Rechenzentren mit Standort in Deutschland oder der EU, nutzen mehrstufige Firewalls, Verschlüsselung (z. B. TLS für die Datenübertragung, häufig auch Verschlüsselung im Ruhezustand) und regelmäßige Backups. Die Verarbeitung personenbezogener Daten muss der DSGVO entsprechen; ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist Standard. Ein Vorteil der Cloud ist, dass Backups, Ausfallsicherheit und Updates professionell gemanagt werden – im Gegensatz zum Einzelserver im Betrieb, bei dem häufig keine redundanten Sicherungen existieren. Für Handwerksbetriebe bedeutet das: Weniger Risiko bei Hardwareausfällen, Diebstahl oder Brand und ein deutlich höheres Sicherheitsniveau als bei vielen selbstgehosteten Lösungen.

3. Lohnt sich die Software auch für kleine Betriebe?

Ja – gerade kleine Betriebe profitieren stark von strukturierten Abläufen, weil sie meist keine große Büroorganisation haben. Eine cloudbasierte Handwerkersoftware lässt sich in der Regel skalierbar nutzen: vom Ein-Mann-Betrieb bis zum Mittelständler mit mehreren Kolonnen. Schon wer regelmäßig Angebote, Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen erstellt, spart Zeit und reduziert Fehler. Zudem wirken professionelle Angebote und digitale Prozesse beim Kunden vertrauensbildend und helfen, sich vom Wettbewerb abzuheben. Durch monatliche Abomodelle sind die Einstiegskosten überschaubar; der wirtschaftliche Nutzen durch Zeitersparnis und bessere Abrechnung übersteigt die Kosten in vielen Fällen deutlich.

4. Wie stelle ich sicher, dass meine Abschlags- und Schlussrechnungen rechtssicher sind?

Rechtssichere Rechnungen müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten (z. B. vollständige Anschrift, Steuernummer/USt-IdNr., Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitraum, Netto- und Bruttobetrag, Steuersatz). Bei Abschlagsrechnungen ist insbesondere die klare Bezeichnung als Abschlagsrechnung wichtig. Bei der Schlussrechnung müssen alle bereits geleisteten Abschlagszahlungen und deren Steueranteile berücksichtigt und transparent ausgewiesen werden.² Zudem sind Vorgaben aus VOB/B, GoBD und – je nach Auftraggeber – elektronische Rechnungsformate zu beachten. Eine spezialisierte Handwerkersoftware unterstützt dabei, indem sie Pflichtfelder vorgibt, Rechenfehler verhindert und Vorlagen für verschiedene Rechnungstypen bereitstellt.

5. Wie starte ich praktisch in 5 Schritten in Richtung papierloses Büro?

Ein pragmatischer Einstieg kann so aussehen:

1. Ist-Analyse: Erfassen Sie, wo heute die größten Probleme liegen (z. B. verlorene Stundenzettel, verspätete Rechnungen, unklare Nachträge).
2. Softwareauswahl: Definieren Sie Anforderungen (mobile Zeiterfassung, Baustellendokumentation, GAEB, DATEV) und vergleichen Sie 2–3 Lösungen. [link: Handwerkersoftware-Vergleich]
3. Pilotphase: Starten Sie mit einem oder zwei Projekten und einem Kernteam, um Prozesse zu testen und anzupassen.
4. Schulung & Standards: Schulen Sie Mitarbeiter und definieren Sie klare Regeln (z. B. „Keine Papier-Stundenzettel mehr“, „Alle Nachträge digital mit Unterschrift“).
5. Rollout & Optimierung: Nach erfolgreicher Pilotphase schrittweise auf alle Projekte und Teams ausweiten und Prozesse kontinuierlich verbessern.

Wichtig ist, klein, aber konsequent zu starten und die Vorteile – weniger Papier, schnellere Abrechnung, weniger Rückfragen – im Team transparent zu machen.

6. Wie behalte ich bei vielen Abschlagsrechnungen pro Projekt den Überblick?

Bei größeren Bauvorhaben mit mehreren Abschlagszahlungen kann die manuelle Verwaltung schnell unübersichtlich werden. Eine gute Handwerkersoftware bildet den gesamten Projektverlauf ab: Ausgehend vom Hauptauftrag werden alle Abschlagsrechnungen als zusammengehörige Belege angelegt, mit kumulierten Beträgen und Zahlungsständen. Die Schlussrechnung zieht diese Informationen automatisch zusammen, weist den Gesamtauftragswert, alle bisherigen Abschläge und den verbleibenden Restbetrag aus.¹ Damit entfällt das fehleranfällige Zusammenrechnen in Excel; Sie sehen jederzeit, welcher Betrag bereits fakturiert und bezahlt ist und was noch offen ist.

Fazit

Korrekt gestellte Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen sind das Rückgrat eines wirtschaftlich gesunden Handwerksbetriebs. Wer weiterhin auf Papier, Excel und unstrukturierte Kommunikation setzt, riskiert nicht nur Fehler und Streitigkeiten mit Kunden, sondern vor allem Liquiditätsengpässe und verschenkte Umsatzpotenziale. Die Kombination aus Handwerkersoftware, mobiler Zeiterfassung, durchgängiger Auftragsverwaltung und strukturierter Baustellendokumentation macht den Unterschied: Alle relevanten Daten entstehen dort, wo gearbeitet wird – auf der Baustelle – und fließen nahtlos ins Büro.

Mit einer integrierten Cloud-Lösung wie openHandwerk holen Sie sich das „Büro in die Hosentasche“: Angebote, Abschlags- und Schlussrechnungen, digitale Bauakte, Ressourcenplanung und Buchhaltungsschnittstellen in einem System. Testen Sie eine solche Lösung idealerweise in einer kostenlosen Testphase (z. B. 14 Tage) und erleben Sie live, wie viel Zeit und Nerven Sie im Büro sparen können. Oder vereinbaren Sie eine Live-Demo, in der konkrete Anwendungsfälle Ihres Betriebs – vom ersten Angebot bis zur Schlussrechnung – durchgespielt werden. So machen Sie den nächsten Schritt in Richtung Digitalisierung im Handwerk und positionieren Ihren Betrieb zukunftssicher, effizient und professionell.

Quellen und weiterführende Literatur

1. ZDH – Zentralverband des Deutschen Handwerks: Digitalisierung im Handwerk – Studien und Positionspapiere (versch. Jahre). Verfügbar über: www.zdh.de
2. Sander & Doll: Fachinformationen zu Abschlags- und Schlussrechnungen in der Handwerkersoftware (2023)
3. BMWK – Initiative Mittelstand-Digital: Studien zur Nutzung von Cloud-Lösungen im Mittelstand (2022)
4. Bitkom e. V.: „Digitalisierung im Mittelstand“ – Bitkom-Studie (2021)
5. blue:solution smarthandwerk: Praxishinweise zu GoBD- und VOB-konformen Schlussrechnungen (2023)
6. DATEV eG: GoBD-Praxisleitfaden für Unternehmen (aktuelle Auflage)
7. Institut der deutschen Wirtschaft (IW): Fachkräftemangel und Digitalisierung im Handwerk (2020)
8. BMWK – Kompetenzzentrum Digitales Handwerk: Praxisleitfäden zur digitalen Baustelle (versch. Jahre)
9. Handwerkskammern (z. B. HWK München, HWK Frankfurt-Rhein-Main): Merkblätter zu Rechnungsstellung, VOB und GoBD (laufend aktualisiert)
10. Bundesministerium des Innern/BMI: Informationen zur E-Rechnung/XRechnung für öffentliche Aufträge (aktuelle Fassung)