digitale Angebotsmappe
Die digitale Angebotsmappe der Cloudsoftware openHandwerk ist der Startpunkt um hier Informationen aus einer Anfrage abzulegen und Angebote zu kalkulieren.
Digitale Angebotsmappe
Die Angebotsverwaltung openHandwerk wird durch die Angebotsmappe und deren Daten in der Angebotsübersicht ausgegeben.
Der Kundenstamm in Ihrem openHandwerk-Account ist die Basis für die Bearbeitung von Anfragen.
Um in der Analogie zu bleiben, dass die Angebotsverwaltung openHandwerk der Aktenschrank ist, so ist die digitale Angebotsmappe openhandwerk somit nichts anderes als der digitale Leitz-Ordner DIN A4 groß in farbig, mit Rückenetikett und ein paar Papiertrennstreifen für eine bessere Übersicht.
Gehen wir einmal von links nach rechts durch die Angebotsmappe, so gibt es die Option hier ein Projektbild zu hinterlegen. Der 2 Block ist die Google Karte, die sich aus der auszuführenden Baustelle oder dem Auftraggeber die Adressdaten lädt und anzeigt. Daneben kommen die Steuerungselemente Kalender, also Termine für Mitarbeitende und die Aufgaben für Ihr Team.
Neben den Aufgaben gibt es noch den Chat – als Ersatz zu WhatsApp und Co und ist DSGVO-konform, da openHandwerk bei der Deutschen Telekom gehostet wird.
Die digitale Angebotsmappe beinhaltet alle Informationen zum Angebot
Darunter im Block kommt links in der ersten von vier Spalten der Auftraggeber. Anschrift, Ansprechpartner und Co helfen hier für die richtige Zuordnung. In der zweiten Spalte geben wir diverse Daten zur Angebotsmappe aus. Alles, was in der Datenbank gespeichert ist, braucht eine Nummer und so strukturieren wir die digitale Angebotsmappe mit der Angebots-Nr. intern. Sobald es ein Angebot gibt, erhält das PDF selbstverständlich auch eine Angebotsnummer. Die Netto- und Bruttobeträge werden hier mit einem erstellten und gespeicherten Angebot automatisch eingefügt.
In der dritten Spalte findet man die Ordner. Diese funktionieren genauso wie das Ablagesystem auf deinem Computer. Alle Dokumente, Fotos, Pläne, Zeichnungen und was du sonst noch benötigst für die Erstellung eines Angebotes werden hier abgelegt und dauerhaft gespeichert. In der vierten Spalte kommen dann abschließend die Vorkalkulation und die Historie hinzu.
Informationen zum Bauvorhaben / zur Baustelle in der digitalen Angebotsmappe
In den Informationen Bauvorhaben / Baustelle werden entweder die Daten vom Auftraggeber als Ausführungsort ausgegeben oder ein separater Ausführungsort eingetragen. Dies ist die Basis für die Übergabe der Werte in die openHandwerkApp und dient dort zum Navigieren.
Um Informationen aus Gesprächen dauerhaft zu speichern, gibt es das Feld Notizen zum Angebot. Auch dieser Inhalt wird natürlich in die openHandwerkApp übernommen, sodass immer und überall sämtliche Informationen vorhanden sind.
Sobald ein Angebot erstellt wurde, kann dies mithilfe der Automatisierung unter Erinnerungsangebot an den Kunden versendet werden. Mit einer vordefinierten E-Mail kann anschließend in einem bestimmten Intervall das Nachfassen von Angeboten vollautomatisiert werden und damit durch openHandwerk vorgenommen werden.
Die Aktivierung der Funktion erlaubt dann, in Intervallen von 3, 7, 14, 21 oder 31 Tagen die PDF des Angebots an den Interessenten wiederholt zu senden. Das reduziert den Telefonaufwand und auch den Frust im Team, wenn man auf der Gegenseite mehrfach vergeblich versucht eine Antwort zu erhalten.
Status in der digitalen Angebotsmappe
Diverse vordefinierte Status zu jeder Angebotsmappe helfen schon einmal hier schnell und einfach zu starten. Neben Angebot in Arbeit, Angebot erstellen und Auftrag erhalten, sind noch individuelle Status möglich. Je nach Gewerk und Anforderungen kommen dann folgende Status zum Tragen.
- Angebot versendet
- Angebotsstatus offen
- Termin – Ein Beratungsgespräch oder eine Begehung der Örtlichkeiten ist im Vorfeld erforderlich für eine fundierte Angebotserstellung
- Förderung – Ihr Kunde muss mit dem Angebot eine Förderung beantragen
- Ausschreibung – Sie haben an einer Ausschreibung teilgenommen
- Angebotsnachverfolgung als Arbeitsanweisung über den Status selbst
- per E-Mail – manuell über E-Mail Vorlagen oder automatisiert
- per Telefon
- Besprechung – es wird zusätzlich ein Termin in der Angebotsmappe eingetragen
- Vertragsverhandlung – es wird zusätzlich ein Termin in der Angebotsmappe eingetragen
Auftrag aus Angebot generieren
Mit der Funktion Auftrag aus Angebot generieren wird auf der Angebotsmappe mit allen Inhalten aus den Ordnern in der dritten Spalte eine Auftragsmappe erstellt. Bedeutet, der Interessent hat sich gemeldet und ist somit zu einem Kunden geworden.
Damit Sie in den unterschiedlichen Phasen von der Anfrage bis zur Beauftragung immer den Überblick behalten, haben wir einen Status jeder Angebotsmappe hinzugefügt. Danach lässt sich in der Angebotsübersicht filtern.
Verfolgen Sie dem weiteren Prozess zur digitalen Auftragsmappe und dem Angebot oder überspringen Sie diesen und lesen weiter unseren Beitrag Auftragsverwaltung openHandwerk.
Bei Fragen buchen Sie sich gerne einen Online-Demo-Termin bei unseren qualifizierten Vertriebsmitarbeitenden.
