Auftragsverwaltung

openHandwerk bietet mit der  Auftragsverwaltung die Basis für das tägliche Arbeiten in Ihrem Unternehmen. Ob Sie nun Handwerker sind, eine Servicegesellschaft oder Bauunternehmen – die Cloudsoftware openHandwerk ist vielfältig einsetzbar.

openHandwerk Tablet, Smartphone und PC

Auftragsverwaltung in openHandwerk

Führen Sie einen Handwerksbetrieb, ein Bauunternehmen oder eine Servicegesellschaft?

Die Auftragsverwaltung in openHandwerk verwenden Sie um Ihre Projekte und Aufträge in Form von Kostenstellen als Auftragsmappen zu verwalten. Die darin befindlichen Angebote und weiteren Dokumente haben Ihren Ursprung in der Kalkulation oder der Planung und werden während der Ausführung mit weiteren Informationen und Fotodokumentation vervollständigt.

Mit der Auftragsverwaltung beginnt der tägliche Arbeitsalltag a) für das Büroteam für Planung und Rechnungslegung, sowie b) für die Bauleitung mit Koordination und Materialbestellung, sowie Mitarbeiterplanung und c) für die gewerblichen Mitarbeitenden mit der Anfahrt auf die Baustelle.

Auftragsverwaltung openHandwerk
Auftragsverwaltung openHandwerk

Mit der Cloudhandwerkersoftware openHandwerk behalten Sie einfach den Überblick über Ihre offenen Aufträge, die derzeit in der Ausführung sind, aber auch über den Auslastung in den nächsten Wochen ggf. sogar Monaten. Kollaboratives Arbeiten ist in der modernen digitalen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken, wenngleich eine Vielzahl an Aufgaben in der Verantwortung eines jeden einzelnen Mitarbeitenden liegt. 

Um eine hervorragende Verfügbarkeit zu gewährleisten wird die Cloudsoftware openHandwerk bei der Deutschen Telekom gehostet. Als Browsersoftware können Sie und Ihre Mitarbeitenden am Unternehmensstandort online und ohne Installation sofort nach Anmeldung mit E-Mail-Adresse und Passwort in der Software arbeiten. Den möglichen Anforderungen, zeit- und ortsunabhängig von überall aus arbeiten zu können,  gewährleisten wir gemeinsam mit Ihnen und der Handwerkersoftware openHandwerk ganz entspannt. Ihre Mitarbeitenden müssen oder wollen von zu Hause aus arbeiten? Kein Problem – ein Computer mit Windows, MacOS oder Linux und ein Browser machen es möglich. Aber auch mobil von unterwegs ist es kein Problem, Ihre Mitarbeitenden arbeiten  zu lassen, denn mit einem Browser auf einem Tablet oder der openHandwerkApp auf Apple iOS oder auf Googles Android ist Zugriff von überall und zu jeder Zeit möglich. 

Die Auftragsverwaltung openHandwerk ist für Ihren Betriebsablauf absolut unerlässlich, denn klare Strukturen und als zentraler Anlaufpunkt stehen hier alle Informationen mit wenigen Klicks oder auf einen Blick zur Verfügung.

 Die Auftragsverwaltung openHandwerk besteht aus 2 grundlegenden Elementen:

Auftragsverwaltung

Die digitale Auftragsübersicht ist nichts anderes als das gute alte Aktenregal oder der Aktenschrank. Wie viele Aktenordner verteilen sich in Ihrem Büro, auf den Fluren Ihres Handwerksbetriebes und in Garagen oder Lagerflächen? Aufbewahrungsfristen von bis zu 10 Jahren als Anforderungen erzeugen viel Papier und somit über die Jahre viele Aktenordner.

Das wollen wir bei openHandwerk vereinfachen und mit Ihnen in einer gemeinsamen Zukunft einfacher gestalten.

Auftragsverwaltung openHandwerk - Steuerung über den Status
Auftragsverwaltung openHandwerk - Steuerung über den Status

Suchen und finden in der Auftragsverwaltung

Die Auftragsübersicht in openHandwerk enthält alle erforderlichen Informationen und durch die Suchfunktion komplett durchsuchbar. Sie suchen ein Projekt? Das gehört in openHandwerk der Vergangenheit an. Geben Sie im Suchfeld in der Auftragsverwaltung openHandwerk den Namen des Auftraggebers ein oder den Ort der Baustelle. Sie erinnern sich an hinterlegte Notizen oder Sie haben im Team feste Absprache für die Projektinformationen getroffen und ausgefüllt? Alles kein Problem – Sie finden es schnell, einfach und in Sekundenschnelle. Dies ist nur eine kleine Auswahl an Informationen, welche Sie auf einen Blick in der Auftragsverwaltung openHandwerk erhalten.

Sie erhalten früher per Post oder Fax, in den letzten Jahren dann hoffentlich per E-Mail eine unerfreuliche Nachricht. Der Bauleiter des Projektes schickt Ihnen eine Mängelrüge. Solange alles im Aktenordner abgelegt wird, gehen Sie zum Aktenordner und suchen die erforderlichen Informationen, welche dort auf Papier ausgedruckt abgelegt worden sind. Wenn Sie Pech haben, ist der Aktenordner aber im Auto eines anderen Mitarbeitenden. Dann können Sie gar nicht suchen.

Die Kombination von den oben genannten Informationen mit Statusinformationen kann für Sie neue Arbeitsabläufe bedeuten. Einfachere, klare Arbeitsaufträge an Ihr Team bedeutet auch schnellere Abarbeitung der Aufgaben und eine strukturierte Übersicht zu jedem Zeitpunkt und jeder Phase Ihres Auftrages.

Über einen Status können Aufgaben verteilt, abgearbeitet und kontrolliert werden. So ist es einfach, neue Mitarbeitende und Auszubildende einzuarbeiten und schnell in den Arbeitsalltag zu integrieren. Damit Sie nicht mit Informationen überflutet werden, können Sie individuell hier die Spalten ausblenden, um die für Sie wesentlichen Informationen überall griffbereit zu haben.

Start

Ob Sie Ihre Unternehmen gerade gegründet haben, schon ein paar Jahre erfolgreich am Markt bestehen oder die Übergabe an einen Nachfolger vorbereiten und daher Interesse an einer Cloudsoftware wie openHandwerk haben, wir von openHandwerk möchten den Arbeitsalltag erleichtern. Die hohen Anforderungen an Sie und Ihr Unternehmen bei einem Wechsel der Software möchten wir durch einfache digitale Prozesse, Schulungen und Ersteinrichtung, openHandwerkLearning, unsere Wissensdatenbank und unsere Videos auf Vimeo und YouTube unterstützen.

Sobald wir Sie als Kunden bei openHandwerk begrüßen können, beginnt unsere Zusammenarbeit.

Wunschkunden

Sie haben einen Kundenstamm, der Ihnen ununterbrochen weiter Aufträge senden wird, auch wenn Sie gerade die Software wechseln und eine Zeit lang sicherlich im Team eine Doppelbelastung haben werden. Umso wichtiger ist es, sich sofort heimisch zu fühlen.

Kunden, also Ihre Auftraggeber, sind im Handwerk und Bau Privatkunden, Geschäftskunden, Hausverwaltungen, öffentliche Auftraggeber.
Woher kommen nun Aufträge?
Grundsätzlich aus einem beauftragten Angebot, einer gewonnenen Ausschreibung aus einem Vergabeportal, aus langjähriger Zusammenarbeit, mal per Telefon, Handschlag oder WhatsApp. Digital per E-Mail, analog per Fax oder Briefpost. Oder aber aus Rahmenverträgen mit Städten, Gemeinden, Hausverwaltungen, Liegenschaften oder Eigentümergemeinschaften. Denkbar und durchaus regelmäßig kooperieren openHandwerk Kunden untereinander. Kooperationen mit anderen Gewerken oder sogar Branchenkollegen, die sich gegenseitig unterstützen, wie bei Check and Work oder Handwerk Connected sind heutzutage völlig am Puls der Zeit und marktüblich.
Sie merken die Vielzahl an Kanälen, brauchen klare Strukturen damit nichts untergeht und Sie kurzfristig mit dem Team reagieren und antworten können.

Hier spielt openHandwerk seine Stärke aus. Klar strukturiert aber doch flexibel genug um hier die tägliche Arbeit zu unterstützen

Status der digitalen Auftragsmappen

Die Auftragsübersicht zeigt Auftragsmappen mit geplanten Ausführungsterminen, Meetings und Aufgaben. Aber auch noch zu planende Auftragsmappen für mehrere Wochen, wenn nicht Monate, sind bei den derzeitigen Auslastungen der Handwerksbetriebe völlig normal. Hier darf nichts untergehen und eine Planung vergessen werden. Über den Kalender oder die Plantafel ist es möglich Urlaub und Abwesenheiten wie Krank abzulesen und so eine verlässlichere Planung aufstellen zu können.

Diese Arbeitsschritte können in Ihrem persönlichen openHandwerk Account einen Status bekommen, wenn Sie hier eine Unterscheidung benötigen oder mit unterschiedlichen Mitarbeitenden die Arbeiten erledigen.

Gezielte und strukturierte Abarbeitung der Arbeitsschritte – Terminabsprachen mit dem Kunden, Material bestellen, das Team auf die Projekte planen, Mängel beheben und nachhaltige Dokumentation werden in der Auftragsmappe abgelegt und dauerhaft gespeichert.

Verfolgen Sie dem weiteren Prozess zur digitalen Auftragsmappe und  oder überspringen Sie diesen und lesen weiter unseren Beitrag XXX

Bei Fragen buchen Sie sich gerne einen Online-Demo-Termin bei unseren qualifizierten Vertriebsmitarbeitenden.

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