Mal ehrlich: Wie sieht Ihr Rechnungsausgang aktuell aus? Noch immer einfache PDFs per E-Mail? Falls ja, sollten Sie jetzt aufhorchen – denn 2026 kommt schneller als gedacht, und damit wird die E-Rechnung für viele Handwerksbetriebe zur Pflicht.
Was 2025 gebracht hat – und was 2026 kommt
Seit Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Das erste Jahr dieser Regelung neigt sich dem Ende zu – und die Erfahrung zeigt: Viele Betriebe haben sich eingerichtet, Rechnungen zu empfangen, aber beim Versand noch nichts geändert.
Doch hier kommt der Knackpunkt, den Experten von Haufe in ihren aktuellen Analysen betonen: Ab 2026 beginnen die Übergangsfristen für den verpflichtenden Versand von E-Rechnungen im B2B-Bereich. Und schon jetzt fordern viele Ihrer Kunden und vor allem öffentliche Auftraggeber XRechnung oder ZUGFeRD – nicht aus Pedanterie, sondern weil sie ihre Prozesse automatisieren wollen.
Wer jetzt die letzten Wochen des Jahres nutzt, um seinen Rechnungsausgang umzustellen, startet 2026 entspannt statt in hektischer Aufholjagd.
Ein PDF ist keine E-Rechnung – auch wenn’s digital aussieht
Das ist immer noch der häufigste Irrtum: „Ich verschicke meine Rechnungen doch schon digital als PDF!“ Ja, stimmt. Aber ein PDF ist für die Buchhaltungssoftware Ihres Kunden ungefähr so nützlich wie ein Foto von einem Kassenbon. Es sieht zwar schick aus, enthält aber keine strukturierten Daten, die eine Maschine auslesen kann.
Eine echte E-Rechnung – egal ob XRechnung oder ZUGFeRD – bringt die Rechnungsdaten in einem standardisierten Format mit, das automatisch verarbeitet werden kann. Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz, Fälligkeitsdatum – alles maschinenlesbar. Das spart Zeit, reduziert Fehler und beschleunigt die Zahlung.
Die Gefahr: Wer jetzt wartet, kommt 2026 in Zeitnot
Die Erfahrung aus 2025 zeigt: Wer erst im Januar anfängt, wenn die Pflicht greift, hat Stress. Softwareumstellungen brauchen Zeit, Mitarbeiter müssen eingearbeitet werden, Prozesse müssen angepasst werden. Und dann kommen noch die ersten Rückfragen von Kunden, die ihre Rechnungen plötzlich in einem anderen Format bekommen.
Hinzu kommt: Immer mehr Auftraggeber lehnen bereits heute Rechnungen ab, die nicht den neuen Standards entsprechen. Die Folge? Mahnungen wegen angeblicher „nicht ordnungsgemäßer Rechnungen“, verzögerte Zahlungen und im schlimmsten Fall Diskussionen über Vertragserfüllung.
Und auch das Finanzamt schaut genauer hin: Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) verlangen, dass alle Geschäftsvorfälle nachvollziehbar dokumentiert werden. Wer seine Rechnungen noch in Papierordnern archiviert oder in irgendwelchen E-Mail-Postfächern versteckt, macht sich bei der nächsten Betriebsprüfung unnötig Stress.
Die Lösung: openHandwerk macht E-Rechnungen einfach
Genau hier setzt openHandwerk an. Mit der integrierten ZUGFeRD-Schnittstelle erstellen Sie Rechnungen, die beides können: Sie sehen für das menschliche Auge aus wie ein ganz normales PDF – professionell, mit Ihrem Logo, übersichtlich gestaltet. Gleichzeitig enthält die Datei aber auch einen XML-Teil, den die Buchhaltungssoftware Ihres Kunden automatisch auslesen kann.
Das Beste daran? Sie müssen nichts doppelt machen. Keine separate XML-Datei erstellen, keine komplizierten Formate lernen. openHandwerk kümmert sich im Hintergrund darum, dass Ihre Rechnung den aktuellen Standards entspricht – egal ob Ihr Kunde XRechnung oder ZUGFeRD erwartet.
GoBD-Konformität inklusive
Und weil wir gerade beim Thema Finanzamt sind: openHandwerk hilft Ihnen auch dabei, die GoBD-Anforderungen zu erfüllen. Alle Änderungen an Rechnungen werden nachvollziehbar gespeichert – mit Zeitstempel, Nutzer und Änderungsgrund. Bei einer Steuerprüfung können Sie auf Knopfdruck zeigen, wie eine Rechnung entstanden ist und wer wann was geändert hat.
Keine „Zettelwirtschaft“ mehr, keine nachträglich korrigierten Word-Dokumente, keine verschwundenen E-Mails. Alles digital, alles nachvollziehbar, alles rechtssicher.
Nutzen Sie die ruhige Phase zum Jahresende
Dezember ist traditionell die Zeit, in der viele Betriebe ihre Prozesse für das neue Jahr überdenken. Nutzen Sie diese Phase, um Ihren Rechnungsausgang zukunftssicher zu machen. So starten Sie 2026 vorbereitet, während andere noch überlegen, wie sie die neuen Anforderungen umsetzen sollen.
Die gute Nachricht: Mit openHandwerk ist der Umstieg kinderleicht. Sie müssen Ihre Arbeitsweise nicht komplett umstellen – die Software passt sich Ihnen an, nicht umgekehrt.
Stellen Sie Ihren Rechnungsausgang jetzt auf ZUGFeRD um – wir zeigen Ihnen in unserem Hilfe-Center Schritt für Schritt, wie einfach das geht. So starten Sie entspannt ins neue Jahr, während Ihre Konkurrenz noch in der Zettelwirtschaft steckt.
