Unter der Prämisse, dass Zeit Geld ist, sind die Abläufe eines Handwerksbetriebs häufig in einem bestimmten Flow festgefahren. Nach dem Motto „Never change a running system“ scheut man sich oft vor Änderungen bestimmter Abläufe, obwohl ein Bedarf vorhanden ist bzw. es einen hohen Mehrwert für den Betrieb mit sich bringen würde. Gerade die Mitarbeiter haben oft detaillierte Einblicke in bestimmte Prozesse und auch Ideen, wie man diese verbessern könnte. Leider hindern oft hierarchisches Denken oder mangelnde Anerkennung die Mitarbeiter daran, ihr Wissen einzubringen und hemmen so eine mögliche Effizienzsteigerung des gesamten Betriebs. 

Auch der Aufwand, eingehende Ideen zu prüfen, zu bewerten und umzusetzen, lässt viele Geschäftsführer von der Einführung eines solchen Prämiensystems zurückschrecken. Auch die Sorge vor nicht umsetzbaren Vorschlägen oder solchen, die keinen oder nur einen geringen Mehrwert bedeuten, lässt viele Geschäftsführer eine solche Möglichkeit in ihrem Betrieb beiseite schieben.  

Diese Vorbehalte haben durchaus ihre Berechtigung, aber es gibt genügend Mehrwerte, mit denen man ihnen begegnen kann.  

• Prämien für Vorschläge sorgen dafür, dass die Mitarbeiter ihre Arbeit hinterfragen und motiviert sind, die Produktivität ihres Arbeitsumfelds zu steigern bzw. Kosten zu senken
• Verstecktes Know-how der Mitarbeiter wird plötzlich transparent
• die Mitarbeiter haben das Gefühl, mitgestalten zu können und spüren, dass ihr Engagement für den Betrieb anerkannt wird
• Mitarbeiter fühlen sich direkter mit dem Unternehmen und seinem Erfolg verbunden, was einem Abwandern wegen Unzufriedenheit vorbeugt
• die Qualität der Arbeit wird gesteigert
• Arbeitsabläufe können optimiert werden
• Mitarbeiter suchen selbst nach Möglichkeiten Einsparungen vorzunehmen und Kosten zu senken
• durch den offenen Ideenaustausch wird die Kommunikationskultur im Betrieb gefördert und auch einfache Mitarbeiter bekommen das Gefühl gehört zu werden
• Innovationen werden zu einem betriebswirtschaftlichen Faktor der im Unternehmen gelebt und kommuniziert wird
• Wettbewerbsvorteile durch die anhaltende Bereitschaft sich zu optimieren und mögliche Innovationen im Betrieb einzuführen

Möglichkeiten zur Einführung eines solchen Systems

Einführungsphase

Innerhalb einer Betriebsversammlung können die Mitarbeiter über die Einführung eines solchen Prämienmodells informiert werden und die damit verbundenen Ziele festlegen. Klare Kommunikationswege und Vergütungsmodelle zeigen den Angestellten auf, wie sie ihre Ideen an die Geschäftsführung oder Vorgesetzten herantragen können und welche Prämien sie erwarten dürfen. 

Einreichungsprozess

Ein digitales Einreichungsportal oder ein physisches Formular können hierbei die Wege sein, auf denen die Mitarbeiter ihre Vorschläge an die Geschäftsführung weitergeben können. Eine mögliche Datenstruktur eines solchen Formulars haben wir nachfolgend für Sie bereitgestellt.

Formular für Verbesserungsvorschläge

Allgemeine Informationen

• Datum der Einreichung: [TT.MM.JJJJ]
• Name des Mitarbeiters: [Vollständiger Name]
• Abteilung/Bereich: [Spezifischer Arbeitsbereich]
• Kontaktinformationen: [Telefonnummer/E-Mail-Adresse]

Details zum Vorschlag

• Titel des Vorschlags: [Kurze, prägnante Beschreibung]
• Beschreibung des aktuellen Zustands: [Detaillierte Beschreibung des aktuellen Problems oder der aktuellen Situation, die verbessert werden soll]
• Detaillierte Beschreibung des Vorschlags: [Ausführliche Erläuterung des Verbesserungsvorschlags, inklusive Schritte zur Umsetzung, falls möglich]
• Betroffene Prozesse/Produkte: [Auflistung der spezifischen Prozesse oder Produkte, die von dem Vorschlag betroffen sind]

Begründung und erwartete Vorteile

• Problemstellung/Verbesserungspotenzial: [Warum ist der Vorschlag notwendig? Welches Problem wird gelöst?]
• Erwartete Vorteile: [Welche positiven Auswirkungen hat die Umsetzung des Vorschlags? Zum Beispiel: Zeitersparnis, Kostenreduktion, Qualitätsverbesserung, Kundenzufriedenheit, Sicherheit.]
• Geschätzte Einsparungen/Kosten: [Falls abschätzbar, Angabe der erwarteten finanziellen Auswirkungen, wie Kosteneinsparungen oder Investitionsbedarf]

Zusätzliche Informationen

• Benötigte Ressourcen: [Welche Ressourcen werden für die Umsetzung benötigt? Zum Beispiel: Material, Werkzeuge, Schulungen.]
• Vorgeschlagener Zeitplan: [Zeitrahmen für die Implementierung des Vorschlags]
• Weitere Anmerkungen: [Platz für zusätzliche Kommentare oder Erläuterungen]

Zustimmung

• Unterschrift des Mitarbeiters: [Unterschrift]
• Datum: [TT.MM.JJJJ]

Bewertungskriterien

Um die Bedeutung des eingereichten Vorschlags einzuschätzen und somit auch die Höhe der Prämie zu bestimmen, sollten folgende Überlegungen angestellt werden:

• Innovationsgrad, wie neu bzw. einzigartig ist der eingereichte Vorschlag?
• welchen finanziellen Nutzen bringt der Vorschlag dem Unternehmen?
• wie realistisch bzw. aufwändig ist die Umsetzung?
• wie stark verbessert die Idee die Prozesse, Produktsicherheit, Produktqualität oder Kundenzufriedenheit

Bewertungsgremium

Legen Sie fest, wer im Unternehmen die Bewertung der eingereichten Vorschläge vornimmt. Dies sollten Personen mit Kompetenzen aus verschiedenen Abteilungen und Bereichen des Betriebs sein, um auf breiter Ebene die Auswirkungen einer möglichen Umsetzung auf das Unternehmen einschätzen zu können.

Prämienarten

Es gibt verschiedene Ansätze, um umgesetzte Ideen zu prämieren beziehungsweise zu vergüten. Hier sollte der Anreiz hoch genug sein, um die Mitarbeiter zu motivieren, aber in einem Rahmen bleiben, der den wirtschaftlichen Mehrwert der Vorschlagumsetzung nicht wieder zunichtemacht. 

• finanzielle Prämien: Einmalige Bonuszahlungen, 
• ein Prozentsatz von den Einsparungen, welche durch die Ideenumsetzung erzielt werden konnten, 
• eine Umsatzbeteiligung 
• Anerkennung in Form von Urkunden, öffentlicher Bekanntmachung oder eine “Wall of Fame”
• Weiterbildung in Form von Seminaren und Kursen, welche die Kompetenzen des Mitarbeiters weiter erhöhen
• Sonderurlaub: zusätzliche Urlaubstage als Anerkennung für besonders wertvolle Beiträge

Feedback und Umsetzung

Das Feedback zu einem gemachten Vorschlag ist bei der Umsetzung eines solchen Prämiensystems ein wichtiger Bestandteil. Der Mitarbeiter erwartet eine Antwort, auch wenn die Idee keine Berücksichtigung findet. Jeder kann sich vorstellen, wie sehr die Motivation des Kollegen leiden würde, wenn hier eine Reaktion ausbleibt. Gibt es bei der Ablehnung eine nachvollziehbare Erklärung dafür, warum der Vorschlag nicht akzeptiert bzw. umgesetzt werden konnte, hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, bei einer neuen Idee diese Erfahrung zu berücksichtigen. 

Eine Veröffentlichung umgesetzter Vorschläge und die daraus resultierenden Verbesserungen innerhalb des Betriebs unterstreichen den Mehrwert solcher Beiträge und zeigen nachvollziehbar auf, wie diese honoriert wurden. Das steigert die Motivation eines jeden Mitarbeiters, sich um seine tägliche Arbeit Gedanken zu machen. 

Erfolgskontrolle und Anpassung

Das Prämiensystem sollte regelmäßig auf seinen Erfolg überprüft und den Mitarbeitern in Erinnerung gerufen werden. Auch Anpassungen an innerbetriebliche Veränderungen oder betriebswirtschaftliche Ziele sollten erfolgen. Je konsequenter hier vorgegangen wird, desto höher ist der Mehrwert für das Unternehmen.

Fazit:

Ein Prämiensystem für Verbesserungsvorschläge in Handwerksbetrieben stellt eine Win-Win-Situation dar: Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt und motiviert, ihre Ideen einzubringen, was wiederum dem Unternehmen ermöglicht, von innen heraus zu wachsen, seine Prozesse kontinuierlich zu verbessern und langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Trotz anfänglicher Bedenken kann ein gut durchdachtes und sorgfältig umgesetztes Prämiensystem maßgeblich zur Steigerung der Effizienz, Mitarbeiterzufriedenheit und Innovationsfähigkeit eines Handwerksbetriebs beitragen.