Best Practice Vallovapor GmbH: Handwerkerlösung in der Cloud
Vallovapor Gruppe setzt auf Digitalisierung mit openHandwerk.de – Software as a Service-Lösung aus der Cloud!
Handwerksbetriebe in Deutschland haben volle Auftragsbücher, erzielen Rekordergebnisse und das Geschäft wächst. Trotzdem sollte man das Thema Digitalisierung nicht auf die lange Bank schieben. Gerade in guten Zeiten macht es Sinn sich langfristig auszurichten. Handwerkerportale, Internetgiganten wie Google oder Amazon machen sich langsam breit im Bereich Dienstleistungen. Es ist nur noch eine Frage Zeit bis das Internet einen Großteil der Aufträge spielt und es besteht die Gefahr das alt eingesessene Handwerkbetriebe zu Subunternehmern von Internetfirmen werden.
Neben einem funktionierenden Internetauftritt spielt jedoch vor allem die Organisation und die dazugehörigen Prozesse im operativen Bereich eine erhebliche Rolle. Auf dem Weg zum papierlosen Büro, kommt man Stand heute nicht an Cloudlösungen vorbei. Da oftmals in den kleinen und mittelständischen Betrieben das notwendige Kapital bzw. personelle Knowhow fehlt, können standardisierte Lösungen kostengünstig Abhilfe schaffen.
Vallovapor – Deutschlandweite Instandhaltung mit Hilfe von openHandwerk
Die Vallovapor GmbH aus Berlin betreut seit 2009 deutschlandweit ca. 600.000 Wohneinheiten für Verwalter und Eigentümer. Zum Kerngeschäft gehört deutschlandweit die Schimmelbeseitigung mit einem innovativen Verfahren als Instandhaltungsmaßnahme in Mieterwohnungen. Mitarbeiter im Einsatz sind ausgerüstet mit Handys oder Tablets und einer openHandwerk-App. Die Mitarbeiter sind deutschlandweit in Ihren Regionen im Einsatz. Gesteuert wird der operative Ablauf und die Einsätze aus der Niederlassung in Alfhausen. Arbeitsscheine oder Begehungsprotokolle holt im Büro niemand mehr ab. Per App oder Email erhalten die Mitarbeiter Ihre Aufträge auf Ihr Endgerät, die sie bestätigen und senden über die oH-App Begehungsprotokolle, Mieterinstruktionen. als auch Vorher / Nachher Fotos oder auch Videos in die Cloud in den entsprechenden angelegten Auftrag bzw. den dazugehörigen Dokumentenordner, aus denen sofort Rechnungen erstellt werden können. Wenn der Mitarbeiter seinen Auftrag abschließt und die Wohnung oder Baustelle verlässt, sind bereits alle relevanten Daten in der Cloudlösung.
Das war nicht immer so. “Bis 2015 wurden die Dokumente vom Mitarbeiter postalisch ins Büro gesendet. Fotos per Email kommuniziert und in Ordnern abgelegt. Aufträge und der Auftragsstatus wurden in Excel-Listen dokumentiert oder im Papierformat bis man den Überblick verloren hatte.“, so Herr Arkadij Treichler, Betriebsleiter der Vallovapor GmbH.
Eine Lösung musste her, die den Handwerksbetrieb operativ unterstützt und Arbeitsprozesse vereinfacht und ihn auf das wachsende Geschäft vorbereitet. In Zusammenarbeit mit openHandwerk, prämiert mit dem Cloud Rocket Award der börsennotierten Cancom/Pironet AG & Co. KG, wurde eine kostengünstige und intuitive Lösung für die Digitalisierung gefunden, die nahezu alle Prozesse im Büro abbildet.
Aufträge die per Telefon, Fax, Email oder Handwerkeranbindungen bei der Vallovapor eingehen werden im Büro in der Software erfasst. Auftraggeber erhalten sofort eine Auftragsbestätigung. Im Dokumentenmanagementsystem werden vorgegebene Ordner befüllt mit Auftragsbestätigungen, Angebote, Lieferscheinen, Materialrechnungen. Jeder Auftrag ist somit komplett auch nach Jahren nachzuvollziehen und ist somit GobD-konform.
Nachdem die Büromitarbeiter der Vallovapor den Auftrag terminiert haben, erhält der Auftraggeber eine Terminbestätigung per Email und der Mitarbeiter alle notwendigen Informationen per App, die er bestätigt. Darüber hinaus hat der Mitarbeiter alle seine Termine für die Woche oder den Monat im Überblick und kann über seine App auch seine Arbeitszeiten erfassen, runtergebrochen auf Fahrtzeiten, Arbeitszeiten, Pausen, Krankheits- und Urlaubszeiten.
Nach Fertigstellung der Arbeiten kann der Mitarbeiter der Vallovapor alle notwendigen Dokumente wie Arbeitsscheine, Begehungsprotokolle, Mieterdokumente, Nachträge sowie Fotos vorher und nachher sowie Videos per App oder Email in die Cloudlösung senden und wenn der Mitarbeiter auf dem Weg zum nächsten Termin ist, sind bereits alle Dokumente zur Rechnungsstellung im Büro vor Ort. Über Statusanzeigen können die Mitarbeiter Ihre Aufträge nach Dringlichkeit und Stand unterteilen. Subunternehmer anderer Gewerke bei größeren Maßnahmen bindet die Vallovapor in die Lösung mit ein. Diese liefern dann ebenfalls alle Daten und bekommen Auftragsinformationen per Email oder App. Stand heute arbeitet Vallovapor besonders in Baden-Würtemberg und Bayern mit 25 Partnerbetrieben zusammen, die ebenfalls aus der Software mit Informationen versorgt werden und die Dokumente in die Cloud einstellen.
Digitale Auftragshistorie bringt Mitarbeiter der Vallovapor immer auf den gleichen Stand
Eine Auftragshistorie gibt genauen Überblick wann Aufträge angelegt, terminiert oder erledigt wurden, wann Informationen oder Emails an den Auftraggeber gingen, wann Briefe an Mieter automatisch versendet wurden, wann Termine abgestimmt oder Mieter oder Auftraggeber nicht telefonisch erreicht werden. Jeder Mitarbeiter bei der Vallovapor ist somit in der Lage den aktuellen Status und was bisher geschah in der Software nachzuvollziehen. Egal ob krank oder im Urlaub, jeder im Büro hat auf einen Blick den Überblick über den Auftrag oder das Angebot. Zuvor waren diese Aufträge oder Angebote nicht zu beantworten bei der Vallovapor, wenn Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen krank oder im Urlaub waren. Bei Beschwerden von Kunden kann per Knopfdruck ein Screenshot versendet werden, der dem Auftraggeber die Auftragshistorie anzeigt.
Rechnungsstellung und digitales Archiv der Vallovapor
Die Rechnungsstellung bei der Vallovapor GmbH erfolgt direkt über die Cloudsoftware openHandwerk aus den bestehenden Aufträgen. Die Vallovapor hat somit alle Angebots- und Rechnungsdaten mit den operativen Auftragsdaten und –unterlagen verknüpft.
“Zu Beginn haben wir openHandwerk lediglich für die Dokumente zum Auftrag genutzt und zur Kommunikation mit den Kunden. Für die Rechnungsstellung nutzen wir ursprünglich unsere alte Branchensoftware. Wir waren hier jedoch von Nutzer-zugängen begrenzt. Ein Arbeiten an mehreren Standorten war fast unmöglich. Stand heute erstellen wir auch unsere Angebote und Rechnungen aus openHandwerk in der Cloud. Wir sind somit deutlich schneller und haben eine Lösung aus einer Hand. Bei der Vallovapor allein in Deutschland wickeln wir mit zwei Büromitarbeitern im Jahr über 1.200 Instandhaltungsaufträge ab, von der Angebotserstellung, Terminierung und Abwicklung sowie Dokumentation bis hin zur Rechnungsstellung. Durch funktionierende digitale Archivfunktionen und durch die bestehenden Prozesse sparen wir jährlich ca. 30.000 EUR an Personalkosten ein und erhöhen unsere Qualität in der Abwicklung.“ so Frau Inge Sowiak, Assistenz der Geschäftsführung.
Cockpitlösung aus der Cloud
openHandwerk funktioniert dabei wie ein Frontend oder Cockpit, dass den ganzen Tag im Einsatz ist. Bereits vor Arbeitsbeginn sehen die Mitarbeiter im Büro ob die Kollegen in der Instandhaltung pünktlich kommen oder sich verspäten. Mit Informationen wie diesen, lässt sich die Kommunikation mit Kunden und die Kundenzufriedenheit deutlich erhöhen. In Zeiten des Internets verlangen Kunden eine umfangreiche Kommunikation. Kleine Betriebe haben hierfür nicht die notwendigen Ressourcen, große Betriebe verhalten sich hier eher arrogant und setzen die Kommunikation nicht um. openHandwerk unterstützt hier die Vallovapor im Hintergrund, sei es mit Auftragsbestätigungen, Terminbestätigungen, Erledigungsvermerken oder automatisch generierten Kundenanschreiben. Der Mitarbeiter im Büro wird entlastet und es entsteht mehr Zeit für das Wesentliche.
Arbeitszeiterfassung per App
Früher wurden Arbeitsscheine und Stundenkonten bei der Vallovapor auf Papier erstellt. Mitarbeiter lieferten diese Dokumente unvollständig oder zu spät. Über die Lösung in der Cloud können Arbeitszeiten schnell und einfach per App oder Internet ausgefüllt und gesendet werden. Die Vorbereitung der Lohnabrechnung dauert nur noch Minuten. Darüber hinaus werden Nachrichten versendet, wenn Unterlagen fehlen und die Vallovapor erhält deutlich mehr Informationen, da die Zeiten mit den Aufträgen an einem Ort hinterlegt sind.
Digitale Auftragsmappe unterstützt beim Vertrieb durch Angebotserinnerungen
Über die digitale Auftragsmappe werden alle Aufträge bei der Vallovapor erfasst mit dazugehörigen Dokumenten. Hier gilt ein ähnliches Verfahren wie bei den Aufträgen. Nach Begehungen zur Angebotserstellung sind die Aufmaße im Handumdrehen in der Cloud, bereit zur Angebotserstellung. Angebote können hier hinterlegt werden oder durch openHandwerk erzeugt werden. Auf Wunsch erhalten die Auftraggeber alle sieben Tage eine Erinnerung über das Angebot. Manchmal erhält die Vallovapor nach Monaten Aufträge. Recherchen haben ergeben, dass die Angebote nach Monaten angenommen wurden durch die bestehenden Auftragserinnerungen.
“openHandwerk ist weit mehr als ein Dokumentenmanagement oder eine Rechnungswesensoftware. Über unsere Lösung lassen sich Handwerksbetriebe monitoren von den Zahlen her als auch vom operativen Geschäft. Über Soll/Ist-vergleiche können Aufträge und Zeitaufwand bewertet werden, genauso wie Mitarbeiter verglichen werden bzgl. Aufträgen und Umsätzen. Für Geschäftsführer oder Eigentümer gibt die Lösung einen bisher nicht dagewesenen Überblick wie der Betrieb aktuell steht. Als Frontendlösung ist openHandwerk den ganzen Tag im Einsatz und unterstützt das Handwerksbüro beim ganztägigen Geschäft.“, so Sascha Herzberg, CTO der openHandwerk GmbH.
Anhand der Vallovapor GmbH wird gut dargestellt was mit Digitalisierung im Handwerk möglich ist. Es geht hierbei nicht um das Wegrationalisieren von Arbeitsplätzen. Es geht vielmehr um das Automatisieren von Arbeitsabläufen und Wettbewerbsvorteilen und so den Mitarbeitern neue Freiräume zu schaffen sich im Betrieb mehr zu verwirklichen für das normalerweise die Zeit fehlt. Mit digitalen Lösungen werden nicht nur die Prozesse im Büro optimiert. Gleiches gilt für Baustellen oder Auftragsorte. Betriebe können so auch mehr Umsatz vor Ort erzielen ohne erheblichen Mehraufwand bei überschaubaren Kosten ohne große Budgets oder Personalkosten.
Die Digitalisierung ist in allen Geschäftsbereichen angekommen. Im Handwerk stehen wir noch am Anfang. Dies ist jedoch kein Nachteil, sondern eine Chance für jeden einzelnen Betrieb. Es gewinnt diesmal nicht der Stärkste, sondern der Betrieb, der nicht stehenbleibt.
